A.Elemen-elemen dalam Penyusunan Standad Operating Procedures (SOP)
Sebelum membuat SOP, harus mengetahui pihak mana saja yang berkepentingan terhadap SOP ini. Dalam buku Panduan Praktis Menyusun SOP, Budiharjo menuliskan pihak pihak yang berkepentingan antara lain:
1.Pihak penyusun SOP
Pada dasarnya, pihak penyusun SOP ini adalah pimpinan atau atasan. Namun biasanya, pimpinan tersebut memberi tugas kepada seseorang atau tim untuk menyusun SOP Bukti tugas tersebut berupa Surat Keputusan. Kriteria orang dalam tim penyusun disesuaikan dengan keinginan sang pimpinan berkaitan dengan SOP yang hendak dirancang. Secara pasti, orang tersebut memiliki kemampuan yang dibutuhkan. Minimal memiliki kemampuan bahasa yang mumpuni sehingga dokumen SOP yang dirancang berisikan ketentuan kerja dengan kalimat yang mudah dimengerti dan mudah diaplikasikan. Tim penyusun SOP biasanya terdiri dari perwakilan dari beberapa unit kerja yang ada dalam organisasi atau perusahaan tersebut.
2.Pihak pelaksana SOP
Pihak pelaksana SOP adalah semua yang berada dalam organisasi tersebut, mulai dari pejabat/pegawai tingkat bawah hingga tingkat pimpinan.
3,Pihak pengawas pelaksanaan SOP Pihak pengawas dari penerapan SOP lazimnya adalah para manajer dari masing-masing departemen atau unit kerja. Mereka adalah penanggung jawab akan kesuksesan penerapan SOP. Namun, ada kalanya manajer mendelegasikan wewenang sebagai pengawas pelaksanaan SOP kepada bawahannya yang ditunjuk sebagai supervisor.
4.Atasan pengawas SOP
Para pengawas SOP ini melaporkan kepada atasan mereka yang tentu saja adalah direktur. Para manajer bertanggung jawab kepada direktur.
B.Unsur-unsur dalam Penyusunan Standar Operating Procedures (SOP)
Dalam sebuah SOP, baik yang berformat narasi maupun visual, memuat unsur unsur sebagai berikut
- Judul SOP
- Nomor SOP
- Unit kerja penanggungjawab
- Unit kerja yang terlibat dalam SOP tersebut
- Tujuan, yang dimaksud berupa hal yang ingin dicapai dalam penyusunan atau hal yang ingin dicapai dalam pelaksanaan SOP
- Ruang lingkup
- Cakupan aktivitas dalam SOP, dapat berupa area unit kerja SOP tersebut berlaku maupun rentang waktu yang diperlukan untuk melaksanakan prosedur
- Referensi, terdiri atas kebijakan organisasi, standar, aturan perundang-undangan yang terkait
- Definisi istilah dan singkatan yang digunakan dalam prosedur tersebut
- Indikator keberhasilan, dapat berupa jenis dan kualitas input proses, waktu penyelesaian satu siklus prosedur,jumlah dan kualitas output yang diinginkan
- Siapa yang menyiapkan prosedur
- Siapa yang memeriksa dan menyetujui prosedur
- Tanggal pengesahan
- Lampiran, seperti dokumen-dokumen terkait dengan SOP tersebut. formulir, diagram alir rekaman yang menjadi bukti pelaksanaan SOP tersebut.
Berikut ini penulis sajikan pelaksanaan penyusunan SOP:
C.Memulai Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)
1.Pilih format SOP yang sesuai kebutuhan
Dalam menyusun dokumen SOP penting untuk diperhatikan apakah SOP yang akan disusun merupakan SOP baru atau revisi dan SOP yang sebelumnya telah berlaku Tidak ada yang salah atau benar dalam membuat SOP. Meski demikian organisasi/perusahaan Anda mungkin memiliki beberapa SOP yang dapat Anda jadikan acuan. Jika demikian, gunakan SOP yang sebelumnya sebagai desain awal/template. Jika tidak, ada beberapa jenis format yang dapat Anda pilih. Seperti yang telah dijelaskan diawal.
2.Pertimbangkan pihak yang akan melaksanakan SOP tersebut
Sebelum Anda menulis SOP pertimbangkan hal yang sebelumnya telah diketahui oleh pihak pelaksana. Apakah mereka akrab dengan organisasi Anda dan prosedurnya? Apakah mereka paham terminologi yang digunakan? Apa yang Anda tulis harus sesuai dengan pengetahuan dan modal yang dimiliki pihak pelaksana SOP Maka, gunakan kalimat yang jelas dan sederhana.
3.Pertimbangkan apa yang Anda ketahui
Apakah Anda orang terbaik dan paling tepat untuk menulis SOP ini? Apakah Anda tahu proses kerja yang berlangsung? Apa saja yang dibutuhkan? Bagaimana cara agar proses proses tersebut aman? Bagaimana jika terjadi kesalahan? Jika Anda tidak tahu bagaimana manannaninua cahaiknua cerahkan osia kanada orang lain yang lebih paham. SOP yang ditulis secara buruk, bahkan tidak akurat, tidak hanya akan mengurangi produktivitas, bahkan kegagalan organisasi, tetapi juga tidak aman dan berdampak negatif terhadap tim dan lingkungan.
Jika Anda diserahi tugas menyusun SOP tersebut, jangan ragu untuk meminta bantuan kepada orang yang sehari-hari melaksanakan proses prosedur tersebut. Misal, Anda diminta membuat SOP tentang prosedur pengepakan produk, Anda bisa bertanya kepada karyawan yang bertugas di bagian pengepakan tentang seluk beluk pengepakan, apa saja yang kerap menjadi kendala bagi mereka, dan sebagainya. Melakukan wawancara adalah bagian biasa dari proses penyusunan/ penulisan SOP.
4.Putuskan antara SOP bentuk panjang atau singkat
Jika Anda sedang menulis atau memperbaharui SOP untuk pihak yang sebelumnya telah familier dengan prosedur, terminologi, dan sebagainya, Anda dapat menuliskannya secara singkat, bisa dengan format checklist, langkah-langkah pendek dan sederhana yang tidak membutuhkan rincian secara detail atau klarifikasi. Sebaliknya, jika Anda menulis sebuah SOP baru, pihak pelaksana belum familier dengan prosedur-prosedur dan sebagainya, maka baiknya Anda menulis SOP dalam bentuk panjang. Ada perlu memberi keterangan dan rincian yang detail.
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.2
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.3
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.4
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.5
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.6
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.7
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Arnina P,dkk,2016
