c.Apakah tim-tim yang telah dibentuk mampu bekerja dengan efektif? Keberhasilan tim dapat dilihat dari keberhasilan penerapan SOP
d.Apakah mekanisme supervisi mampu berjalan dengan baik?Mekanisme supervisi yang baik juga mendorong keberhasilan penerapan SOP
e.Apakah pelatihan-pelatihan diberikan mampu memperlancar proses penerapan?
Evaluasi ini sekaligus untuk melihat identifikasi kebutuhan pelatihan secara tepat, metode pelatihan yang digunakan, instruktur yang dipilih, serta evaluasi setelah mengikuti pelatihan.
1.Apakah risiko-risiko akibat perubahan SOP dapat ditangani secara baik?
Perubahan SOP pada tahap awal penerapan selalu memberikan dampak terhadap proses pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Oleh karena itu, perlu pula dilihat sampai sejauh mana dampak tersebut mempengaruhi kinerja perusahaan dan bagaimana antisipasinya.
Untuk menghasilkan evaluasi yang baik selain terletak pada kesesuaian informasi dengan pertanyaan-pertanyaan tersebut, juga bergantung pihak yang melakukan evaluasi. Lazimnya, tim yang melakukan evaluasi ini adalah tim yang menyusun SOP. Karena mereka sejak awal terlibat dalam proses penyusunan SOP, mereka dapat memperhatikan detail-detail yang termuat dalam SOP tersebut, sehingga mampu melihat bagian yang perlu diubah, disempurnakan, ataupun dibuatkan yang baru. Tim yang melakukan evaluasi ini tidak melulu mereka yang sejak awal terlibat dalam SOP Keterlibatan orang lain di luar tim evaluasi karena dianggap memiliki kompetensi. Adanya orang semacam ini dapat memberikan pandangan lain dan baru yang diperlukan dalam evaluasi.
F.Hambatan dalam Pelaksanaan Standard Operating Procedure (SOP)
Dinamika sebuah perusahaan atau organisasi tidak lepas dari hambatan-hambatan yang mengiringi. Begitu pun dalam penyusunan SOP. Menganalisis hambatan sangat penting agar pihak penyusun SOP dapat mempersiapkan langkah antisipasi. Berikut ini adalah macam-macam hambatan:
1.Hambatan organisasional.
Hambatan ini timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan mengalami kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang berbeda. Struktur organisasi yang kompleks memperbesar kemungkinan adanya sistem yang tumpang tindih. Tak jarang terjadi gesekan antar unit kerja, baik dalam lingkup departemen yang sama maupun lintas departemen. Untuk itu perlu upaya sinkronisasi antara SOP yang berlaku.
2.Hambatan budaya organisasi
Budaya organisasi adalah sekumpulan sistem makna yang dianut dalam sebuah organisasi. Karakteristik sistem ini berbeda pada satu perusahaan dengan perusahaan lain. Budaya bisa menjadi beban ketika nilai-nilai yang dimiliki bersama tidak sejalan dengan nilai-nilai yang dapat meningkatkan efektivitas organisasi. Budaya organisasi berpengaruh pada penerapan SOP nantinya. Sebagai contoh, pihak manajemen ingin meningkatkan kualitas pelayanan sehingga membuat SOP untuk memastikan bahwa departemen jasa memberi pelayanan yang terbaik. Ingin ada perubahan sistem karena sebelumnya departemen jasa tidak memberi pelayanan yang maksimal. Namun, budaya organisasi mengarah pada situasi status quo, sehingga sulit untuk melakukan perubahan. Untuk itu, pihak manajemen perlu menyiasati budaya organisasi agar dinamis dalam menanggapi perubahan-perubahan lingkungannya.
3.Hambatan operasional
Operasional organisasi menentukan besar kecilnya hambatan. Sebuah organisasi yang matang dalam menjalankan usahanya akan lebih mudah menyusun SOP dibanding organisasi yang baru berdiri karena masih berusaha mencari pola operasional yang sesuai dan efektif. Hambatan operasional lainnya adalah keterikatan terhadap peraturan perundang-undangan. Sebuah organisasi yang terikat dengan aturan perundang undangan akan menetapkan prosedur yang lebih ketat untuk memastikan bahwa aturan perundang-undangan tersebut terpenuhi.
4.Hambatan manajerial
Hambatan ini muncul karena ada perbedaan pandangan dari anggota dalam penyusunan dan penerapan SOP. Lingkup pekerjaan dan wewenang yang terlalu luas juga dapat menjadi hambatan. Pola manajemen yang birokratis menghambat kinerja.
5.Hambatan personal.
SOP yang dirancang oleh perusahaan atau organisasi harus diterapkan atau dilaksanakan oleh individu atau karyawan yang dikenai kewajiban. SOP tersebut kerap mendatangkan perubahan sistem. Ada individu atau karyawan yang tidak menyukai perubahan yang dibawa oleh SOP. Ada individu atau karyawan yang enggan melaksanakan SOP karena memiliki kepentingan pribadi tertentu. Ada pula yang tidak memiliki kemampuan untuk mengaplikasikan SOP.
Pihak penyusun SOP harus dapat mengindentifikasi penyebab hambatan individu tersebut. Apabila karyawan yang bersangkutan tidak kompeten dalam mengaplikasikan SOP, perlu diambil tindakan, berupa memberi pelatihan atau mengganti karyawan tersebut. Apabila ada karyawan yang tidak menyukai perubahan, pihak penyusun SOP mencoba untuk menanamkan sikap objektivitas kepada karyawan tersebut, menunjukkan keuntungan mengendalikan ego dan melakukan kompromi demi pribadi dan perusahaan.
Secara umum, hambatan yang muncul dalam perusahaan atau organisasi adalah persoalan komunikasi. Hambatan dalam kegiatan komunikasi tentu akan mempengaruhi efektivitas proses komunikasi tersebut. Apabila komunikasi yang berlangsung dalam perusahaan lancar maka kesalahpahaman, hambatan dapat diminimalisasi.
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.1
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.2
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.3
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.4
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.5
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.6
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Arnina P,dkk,2016
