f.Kompetensi yang Diharapkan
SOP adalah perangkat vital pelaksanaan kegiatan perusahaan. Untuk itu, organisasi harus memastikan bahwa semua pelaksana memahami secara menyeluruh SOP yang menjadi bagian dari tanggung jawabnya dan mampu melaksanakan manakala ditugaskan. Ada berbagai cara untuk memastikan kompetensi/kemampuan peserta setelah mengikuti pelatihan. Dalam beberapa hal, bisa dilakukan melalui peragaan keterampilan dan tanya jawab antara pelatih dengan peserta pelatihan, dan untuk beberapa hal lain dapat pula dilakukan mekanisme ujian atau evaluasi kinerja secara formal. Cara yang dipilih harus sesuai dengan tujuan dan persyaratan masing-masing SOP yang dikembangkan.
g.Penjadwalan dan Pengadministrasian Pelatihan
Rencana pelatihan yang akan dilakukan harus mampu menjawab beberapa pertanyaan dasar sebagai berikut:
1) Materi pelatihan apa sajakah yang diperlukan?
2) Siapa Yang bertanggung-jawab mempersiapkannya?
3) Kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk para instruktur? Siapa saja yang telah memiliki kualifikasi ini? Siapa saja yang siap menjadi instruktur?
4) Fasilitas, alat, dan kebutuhan apa saja yang diperlukan? Apakah tersedia dalam perusahaan? Dapatkah juga disediakan oleh pihak lain di luar?
5) Berapa lama waktu yang diperlukan untuk pelatihan pemula? Berapa waktu untuk pelatihan penyegaran?
6) Dapatkah pelatihan yang dimaksud diintegrasikan ke dalam pelatihan lain atau bahkan dalam kegiatan perusahaan sehari-hari?
7) Bentuk pendokumentasian apa yang dibutuhkan? Bentuk pelaporan apa yang harus dilakukan?
Dengan menjawab pertanyaan tersebut, persiapan pelatihan tinggal selangkah lagi, yaitu penjadwalan. Mengingat pentingnya pelatihan ini untuk menerapkan SOP secara benar dan efektif, maka rentang waktu yang ada harus dimanfaatkan semaksimal mungkin. Output pelatihan ini adalah para peserta mampu menjalankan SOP dengan baik dan efisien. Keseluruhan hasil identifikasi tersebut kemudian dituangkan dalam bentuk proposal yang menerangkan mengenai mengapa pelatihan tersebut dibutuhkan.
Untuk keperluan administratif dan evaluasi, pelaksanaan pelatihan tersebut juga perlu dilaporkan. Materi pelaporan tersebut juga berasal dari evaluasi peserta terhadap pelaksanaan pelatihan. Idealnya, setiap akhir materi, panitia pelatihan membagikan kuesioner kepada peserta pelatihan untuk menilai materi pelatihan yang disampaikan dan cara penyampaian instruktur. Berikut contoh format evaluasi pelatihan:
E.Pemantauan dan Evaluasi Penerapan Standard Operating Procedures (SOP)
Untuk memastikan SOP telah diterapkan dengan baik dan sesuai, maka perlu adanya pemantauan dan evaluasi secara berkala. Masukan-masukan dalam setiap pemantauan menjadi bahan yang berharga dalam evaluasi, sehingga penyempurnaan-penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan secara cepat sesuai kebutuhan.
Pemantauan dan evaluasi dilakukan oleh sebuah tim. Tim pemantau dan evaluasi tersebut dipilih dari anggota tim yang sebelumnya terlibat dalam tim penyusunan/pengembangan SOP dan tim supervisi. Selain itu, juga ada anggota tim berasal dari masing-masing unit kerja yang berkaitan, yang secara langsung dapat memantau jalannya penerapan SOP.
1.Pemantauan
Sebagai bagian dari proses dalam penerapan SOP perusahaan harus mempersiapkan sebuah mekanisme pemantauan kinerja dan memastikan bahwa SOP telah dilaksanakan dengan baik. Proses ini harus diarahkan memastikan kinerja sesuai dengan maksud dan tujuan yang tercantum dalam SOP baru, mengidentifikasi permasalahan yang mungkin timbul, dan menentukan cara meningkatkan hasil penerapan atau menyediakan dukungan tambahan untuk semua pelaksana.
Keberhasilan penerapan SOP dapat dilihat dengan cara memonitor sejauh mana setiap pelaksana menguasai SOP yang telah ditetapkan. Dari pemantauan tersebut dapat dilihat apakah pelaksana SOP dapat bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas sebagaimana yang diatur dan dikehendaki SOP yang berlaku.
Berkaitan dengan pemantauan, berikut hal hal yang perlu direncanakan, antara lain: metode pemantauan yang akan digunakan, peranan masing masing supervisor dan pelaksana, persyaratan dan
kebutuhan pencatatan dan pelaporan, proses perbaikan kekurangan/kesalahan dalam penerapan SOP, serta siapa yang melakukan pemantauan.
a.Metode-Metode Pemantauan
Metode pemantauan berkaitan dengan instrumen yang digunakan. Hal yang dilihat adalah sejauh mana SOP yang baru mampu meningkatkan kinerja individual para pelaksana, kinerja unit kerja, dan organisasiperusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, pemantauan harus disertai sistem pengukuran kinerja yang jelas, seperti membandingkan antara kinerja nyata dengan kinerja yang diharapkan pada waktu melakukan pengembangan SOP. Beberapa metode pemantauan yang dapat digunakan antara lain:
1) Observasi supervisor. Para supervisor di setiap unit kerja sebagai pemantau yang mengawasi jalannya penerapan SOP.
2) Wawancara dengan pelaksana. Selain dilakukan observasi oleh para supervisor, pemantauan dapat dilakukan melalui wawancara dengan para pelaksana.Wawancara dapat dilakukan oleh tim pemantau yang telah dibentuk sebelumnya.
3) Wawancara dengan pelanggan atau pengguna. Informasi dari pihak luar perusahaan, terutama para pelanggan atau pengguna juga sangat bermanfaat sebagai bahan masukan. Informasi yang diperoleh dari sisi pelanggan berkaitan dengan kualitas pelayanan yang diberikan. Kualitas pelayanan berkaitan erat dengan prosedur prosedur yang dilaksanakan perusahaan. Jika prosedur berjalan dengan baik, maka pemberian pelayanan dapat dilakukan dengan baik pula.
4) Pertemuan dan diskusi kelompok kerja. Pertemuan-pertemuan dengan kelompok kerja dari setiap unit kerja menjadi sarana yang efektif dalam melakukan pemantauan. Pertemuan dapat dirancang secara periodik, bahkan untuk hal hal yang perlu dipecahkan secara cepat dapat dilakukan pertemuan mendadak.
5) Pengarahan dalam pelaksanaan. Pemantauan juga dapat dilakukan melalui pengarahan pengarahan dalam pelaksanaan untuk menjamin agar proses berjalan sesuai dengan prosedur yang telah dibakukan.
b.Hal-Hal Terkait Pelaksanaan Penerapan SOP
Supervisor mencatat dan mendokumetasikan berbagai hal berkaitan dengan pelaksanaan penerapan yang meliputi:
1) Apakah setiap tahapan yang diuraikan dalam SOP dapat berjalan sesuai dengan praktiknya?
2) Jika tidak dapat berjalan sebagaimana telah dirumuskan, hal-hal apa yang menghambat atau menjadi masalah. Apakah masalah terletak pada rumusan SOP, penguasaan para pelaksana terhadap SOP, kondisi yang kurang memenuhi seperti sarana dan prasarana yang kurang mendukung, atau masalah lainnya?
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.1
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.2
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.3
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.4
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.6
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.7
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Arnina P,dkk,2016
