3) Jika penerapan SOP dapat berjalan, apakah setiap tahapan dapat berjalan sesuai dengan jadwal, waktu perkiraan, dan menghasilkan output yang telah ditargetkan? Jika output-nya berada di bawah target-target yang ditetapkan, apa yang menjadi hambatan atau permasalahan? Bagian mana yang menjadi masalah, apakah pada rumusan SOP atau penguasaan para pelaksana?
4) Tindakan-tindakan apa yang diambil oleh para pelaksana untuk mengatasi berbagai permasalahan yang terjadi agar proses tetap dapat berjalan? Sejauh mana tindakan-tindakan tersebut dapat mempercepat proses ataumemperlambat proses? Sejauh mana tindakan tindakan tersebut dapat dibenarkan oleh pihak manajemen atau sejauh mana tindakan tindakan tersebut telah sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku?
Untuk membantu dokumentasi dalam melakukan pemantauan, dapat digunakan tabel sebagai berikut:
Cara pengisian:
Kolom 1: diisi dengan nomor urut
Kolom 2: diisi SOP yang dimonitor proses penerapannya.
Kolom 3: jika ternyata hasil penilaian berjalan dengan baik maka diberikan tanda “x” pada kotak yang tersedia dengan label “berjalan dengan baik”. Jika ternyata hasil penilaian menunjukkan bahwa penerapan SOP tidak dapat berjalan dengan baik maka diberikan tanda “x” pada kotak dengan label “tidak berjalan dengan baik”.
Kolom 4: diisi dengan catatan hasil penilaian, terutama untuk hasil penilaian “tidak berjalan dengan baik”. Catatan antara lain adalah alasan mengapa prosedur tidak dapat berjalan dengan baik, hal-hal apa yang dianggap tidak berjalan dengan baik, dan apa kemungkinan penyebabnya.
Kolom 5: diisi dengan tindakan-tindakan yang harus diambil agar SOP dapat diterapkan dengan baik, misalnya perlu adanya penyempurnaan, pelatihan bagi pegawai, perbaikan sarana yang tidak memadai, dan sebagainya.
Kolom 6: diisi dengan paraf petugas yang melakukan penilaian.
Selain membantu memastikan bahwa SOP telah dilaksanakan dengan benar, hasil pemantauan kinerja juga dapat dijadikan masukan dalam fase berikutnya, yaitu evaluasi.
2.Evaluasi
Secara substansial, SOP membantu perusahaan menjadi lebih produktif. Dengan adanya SOP perusahaan telah melakukan sebuah komitmen jangka panjang dalam rangka membangun sebuah organisasi bisnis menjadi lebih efektif dan kohesif. Tidak selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen, karena perubahan lingkungan perusahaan selalu membawa pengaruh pada SOP yang telah ada. Oleh karena itu, SOP perlu dievaluasi secara terus-menerus agar prosedur-prosedur dalam perusahaan selalu merujuk pada efisiensi dan kinerja yang baik.
Tahapan evaluasi dalam siklus penyusunan SOP merupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap serangkaian proses operasi dan aktivitas yang telah dibakukan dalam bentuk SOP dari sebuah perusahaan dalam rangka menentukan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara keseluruhan. Tujuannya adalah untuk melihat kembali tingkat keakuratan dan ketepatan SOP yang sudah disusun dengan proses. penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi, sehingga perusahaan dapat berjalan secara efisien dan efektif.
Evaluasi dapat meliputi substansi SOP itu sendiri atau berkaitan dengan proses penerapannya. Dari sisi substansi, evaluasi dilakukan dengan mengacu pada pertanyaan-pertanyaan antara lain seperti:
a.Sejauh mana SOP yang diterapkan dapat mendorong peningkatan kinerja individual, unit kerja, dan organisasi perusahaan secara keseluruhan? Pertanyaan ini merupakan pertanyaan inti dari evaluasi yang membawa langkah evaluasi kepertanyaan selanjutnya.
b.Sejauh mana SOP yang diterapkan mampu dipahami dan dilaksanakan dengan baik oleh para pelaksana? Penerapan SOP dapat dilihat dengan mudah dari bagaimana SOP dapat dipahami dan diterapkan secara benar oleh setiap individu dalam perusahaan yang ditugasi untuk melaksanakan prosedur yang tertuang dalam SOP
c.Sejauh mana setiap orang yang ditugasi melaksanakan prosedur tertentu sudah mampu melaksanakannya dengan baik?
Setiap orang memiliki pengalaman dan tingkat kepandaian yang berbeda, sehingga perlu SOP mudah dipahami oleh semua pihak sehingga dapat melaksanakan SOP dengan benar.
d.Sejauh mana diperlukan penyempurnaan penyempumaan terhadap SOP yang telah diterapkan atau bahkan sejauh mana diperlukan SOP yang baru?
Dari tahapan pemantauan, sebenamya dapat dilihat masukan-masukan mengenai tahapan yang dipandang menghambat, kurang tepat, atau perlu dibuat SOP yang baru.
e.Sejauh mana SOP yang diterapkan mampu mengatasi berbagai masalah yang dipecahkan melalui penerapan SOP?
Secara khusus, SOP juga didesain untuk rnemecahkan masalah prosedural yang menghambat proses perusahaan, misalnya agar lebih efisien.
f.Sejauh mana SOP yang diterapkan mampu menjawab tantangan perubahan lingkungan perusahaan? Baik perubahan yang berkaitan dengan kebijakan kebijakan perusahaan ataupun perubahan dalam kaitan untuk pemenuhan harapan masyarakat atau pelanggan.
g.Sejauh mana SOP yang diterapkan dapat berjalan secara sinergis satu dengan yang lainnya?
Dari tahapan pemantauan juga dapat diketahui tahapan prosedur yang tidak berfungsi sehingga mengganggu keseluruhan proses organisasi dalam perusahaan atau prosedur yang berjalan lambat sehingga mengganggu prosedur-prosedur lainnya yang bergantung pada prosedur tersebut. Untuk memudahkan evaluasi, dapat digunakan tabel berikut:
Cara pengisian:
Kolom 1: diisi dengan nomor unit.
Kolom 2: diisi oleh prosedur SOP yang dievaluasi
Kolom 3: dalam setiap prosedur SOP yang dievaluasi, hal apa saja yang menjadi kriteria penilaian.
Kolom 4: hasil evaluasi terhadap kriteria penilaian.
Kolom 5: hal yang menjadi catatan dalam penilaian. Kolom 6: tindakan yang harus diambil untuk menjawab masalah yang muncul.
Dari sisi proses penerapan, pertanyaan-pertanyaan yang dapat diajukan dalam melakukan evaluasi antara lain:
a.Apakah strategi penerapan yang telah dilakukan berhasil mendorong penerapan SOP secara benar?
Perencanaan yang sistematis, pemberian pelatihan pelatihan, pemberitahuan dan sosialisasi yang masif dapat meningkatkan keberhasilan strategi penerapan.
b.Apakah para pelaksana SOP mampu menerima dan melaksanakan prosedur yang telah diterapkan? Sikap keengganan terhadap penerapan SOP akan menghambat proses organisasi dalam perusahaan secara keseluruhan.
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.1
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.2
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.3
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.4
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.5
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.7
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Arnina P,dkk,2016
