Perusahaan merupakan suatu sistem yang dirancang untuk hal-hal yang tidak dapat dicapai seseorang secara individual. Dalam menghadapi tingkat persaingan bisnis yang semakin hari semakin kompetitif, perusahaan memerlukan strategi dan tenaga yang terampil dan kompeten untuk memudahkan pencapaian tujuan tersebut. Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang memberikan nilai tambahe tolak ukur keberhasilan perusahaan. Oleh karena itu, maka struktur organisasi yang di dalamnya termuat tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing individu merupakan suatu hal yang harus ada dalam perusahaan
Selain itu, setiap perusahaan juga memerlukan manajemen dan tata kelola yang baik untuk bisa bertahan lama dan berkembang pesat sesuai dengan visi misi yang sudah ditetapkan di awal pendiriannya. Salah satu manajemen perusahaan yang memberikan banyak kontribusi bagi majunya suatu perusahaan adalah adanya panduan atau aturan yang jelas mengenai alur kerja yang harus dilakukan.
Aturan tersebut merupakan pegangan atau rujukan yang mengikat perusahaan dan seluruh pihak yang terlibat di dalamnya. Dengan panduan tersebut, maka perusahaan akan mencapai target yang ingin dicapainya dan tidak akan kesulitan dalam mengatur dan menindak lanjuti seluruh elemen yang berada di dalamnya.
Panduan atau rujukan yang mengatur proses kerja yang harus dilakukan oleh seluruh elemen yang berada di dalam perusahaan disebut dengan Standard Operating Procedures (SOP) SOP dibuat dan didokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci dan sistematis. Selain untuk memudahkan perusahaan dalam mengatur dan menjalankan alur kerja. SOP berperan sebagai panduan hasil kerja yang ingin diraih suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap perusahaan baik yang berskala kecil atau pun besar, memerlukan SOP untuk memantau perkembangan perusahaannya.
Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme, dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. SOP sebagai satu dokumen atau instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisiem berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja dapat terkendali dan berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Di antara salah satu tujuan SOP adalah untuk menghindari segala sesuatu yang tidak diinginkan selama proses pekerjaan berlangsung. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standar. Sehingga siapa saja, kapan saja dan dimana saja pekerjaan suatu perusahaan dilakukan, langkah-langkahnya tidak akan berubah. Prosedur ini dirasa perlu apalagi dengan perkembangan perusahaan dan kompleksitas bisnis serta dinamika yang ada. Prosedur yang bersifar standar itu juga sebagai tindakan antisipasi agar sumber daya manusia (karyawan) baik yang baru maupun yang lama dapat menjalankan pekerjaan mereka sesuai dengan prosedur yang berlaku.
A.Pengertian Standard Operasional Prosedures (SOP)
Istilah SOP sering kali digunakan untuk menyebut semua dokumen yang mengatur kegiatan operasional organisasi. Misalnya seperti protokol, prosedur tetap, instruksi kerja, diagram alir, dan lain sebagainya. Dengan bahasa yang berbeda namun memiliki subtansi yang sama, dalam buku yang berjudul Standar Operasional Prosedur (SOP), İstyadi Insani mengatakan bahwa SOP adalah pedoman pelaksanaan administrasi perkantoran dalam rangka peningkatan pelayanan. Selanjutnya menurut Gareth R. Jones dalam buku Organisational Theory, menyatakan bahwa SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu untuk mengontrol perilaku anggota organisasi.
Adapun menurut Tjipto Atmoko, SOP merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. SOP merupakan tata cara yang dibakukan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses pekerjaan. SOP juga diartikan sebagai suatu standar tertulis yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok untuk mencapai tujuan operasi
Standard Operating Prosedures (SOP) adalah serangkai instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentas mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Intinya, SOP mengatur bagaimana proses pekerjaan dilakukan, siapa yang harus mengerjakan, siapa yang bertanggung jawab, siapa yang memberi persetujuan.
kapan dilakukan, dokumen apa yang harus disiapkan dan keterangan pendukung lainnya. Pada dasarnya, SOP merupakan sebuah alat manajemen untuk membuat keseragaman pola bisnis, keseragaman pola kerja dan keseragaman kualitas dari sebuah proses atau produk yang akan dibuat atau dilaksanakan.
SOP sangat dibutuhkan dalam perusahaan sebaga pedoman dalam melakukan suatu proses pekerjaan. Bisa dibayangkan, tanpa pedoman yang baku (SOP) tentunya akan menimbulkan kebingungan di antara karyawan. Permasalahan yang ada bisa saja tidak hanya terjadi satu atau dua kali, namun muncul berulang-ulang. Karyawan maupun pimpinan yang sudah sibuk dengan pekerjaan masing-masing biasanya tidak memiliki cukup waktu untuk mengurusi problem yang terjadi di dalam unit bisnisnya. Padahal, problem yang selalu terjadi berulang-ulang, dapat disebabkan adanya kesalahan dalam prosedur kerja dan hal itu hanya dapat diperbaiki dengan cara mendesain ulang SOP yang sudah ada. Pentingnya SOP membuat perencanaan dan pembuatan SOP yang baik sangat dibutuhkan demi membawa perusahaan ke arah yang lebih baik.
SOP bersifat mengikat seluruh pelaksana pekerjaan yang meliputi seluruh orang yang bekerja di perusahaan, misalnya karyawan produksi, office boy, cleaning service, supir, staf administrasi, supervisor, manajer dan lain sebagainya. Oleh karena itu SOP memiliki prinsif penyusunan dan pelaksanaan agar mudah dipahami dan diimplementasikan dengan baik oleh seluruh elemen yang ada di dalam perusahaan.
Baca Juga Memahami Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.2
Baca Juga Memahami Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.3
Baca Juga Memahami Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.4
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Armina p,dkk,2016
