4.Monitoring, revisi, dan pengembangan Standard Operating Procedures (SOP)
Untuk memastikan SOP diimplementasikan dengan baik oleh semua pihak, maka pelaksanaan aktivitas yang diatur dalam SOP harus dimonitoring dan dievaluasi secara berkala. Di antara salah satu cara yang paling efektif adalah dengan audit, yang bisa dilaksanakan oleh pihak internal perusahaan. Hasil dari audit tersebut kemudian dibahas dalam rapat manajemen sebagai bahan evaluasi implementasi SOP
SOP merupakan sistem yang dinamis dan harus direvisi juga dikembangkan menyesuaikan dengan perubahan dan pengembangan yang terjadi pada perusahaan, oleh karena itu tidak menutup kemungkinan jika hasil monitoring SOP menunjukan bahwa SOP sudah tidak relevan lagi dengan kondisi nyata perusahaan dan harus direvisi sesuai dengan perkembangan perusahaan.
f.Masalah-Masalah dalam Penerapan Standard Operating Procedures (SOP)
Penerapan SOP pada suatu perusahaan, tentunya untuk memberikan kemudahan dan keuntungan bagi perusahaari dan karyawan. Namun dalam praktik penerapannya, sering kali tidak sesuai dengan harapan. Apalagi pada perusahaan yang sudah berjalan lama. Biasanya penerapan SOP pada perusahaan lama dianggap sebagai sesuatu yang membatasi ruang gerak. Birokrasi persetujuan dokumen yang menjadi ketat, administrasi yang menjadi bagian dari tambahan pekerjaan dan berbagai hal baku lainnya yang terdapat dalam SOP sering kali membuat karyawan apatis terhadap penerapan SOP yang akan berjalan.
Ada beberapa problematika yang mungkin akan terjadi dan harus diwaspadai dalam pengimplementasian SOP. Di antara kendala tersebut adalah:
1.Hambatan organisasional dan manajerial
Hambatan ini terjadi akibat problematika yang berkaitan dengan manajemen yang terjadi di perusahaan. Misalnya:
a.Gaya manajemen organsisasi yang birokratis dan feodal.
b.Struktur organisasi dengan lapisan yang terlalu banyak.
c.Komunikasi dalam organisasi atau perusahaan yang tidak efektif.
d.Perusahaan tidak menyatakan visi, misi dan strategi perusahaan secara nyata.
e Tidak ada pemantauan dan pengendalian terhadap
2.Hambatan operasional
Hambatan ini muncul karena masalah operasional organisasi, di antaranya:
a.Kurang matangnya operasionnal perusahaan, hal ini bisa disebabkan oleh perusahaan tersebut baru didirikan.
b.Karakteristik bisnis yang menyesuaikan dengan jenis kegiatan, produk dan budaya pelanggan. Misalnya perusahaan dengan pelanggan yang menuntut kecepatan penyampaian produk, akan berbeda dengan perusahaan dengan pelanggan yang menuntut produk dengan kemasan yang baik.
3.Hambatan personal
Hambatan ini muncul dari individu ataupun kelompok tertentu dalam sebuah perusahaan yang dilatarbelakangi faktor-faktor beriku:
a.Tidak memiliki kemampuan untuk mengikuti perubahan.
b.Tidak memiliki motivasi untuk berkembang atau berubah.
c.Adanya kepentingan pribadi akibat dari tidak diberlakukannya SOP yang terdahulu
Hambatan ini harus segera diatasi dengan cepat, karena individu yang menjadi penghambat pemberlakuan SOP mungkin sajamempengaruhi individu yang lain. Sehingga penerapan SOP akan sangat sulit diberlakukan dan cita-cita perusahaan pun menjadi satu hal yang sulit untuk dicapai.
Baca Juga Memahami Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.1
Baca Juga Memahami Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.2
Baca Juga Memahami Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.3
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Armina P,dkk,2016
