Mengurangi beban kerja dan dapat meningkatkan comparability, credibility, dan defensibility.
Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas
Dapat digunakan sebagai alat ukur kinerja pegawai
Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
Memberikan efisiensi waktu karena semua proses kerja sudah terstruktur dalam sebuah dokumen tertulis.
Membantu memberikan informasi yang diperlukan
dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga dapat memberikan informasi yang jelas bagi kinerja pelayanan.
D.Waktu dan Pelaku Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)
Idealnya, SOP dibuat saat suatu perusahaan memulai kegiatan operasionalnya. Sederhananya, SOP dibuat dengan menulis aktivitas yang dilakukan sehari-hari. SOP yang telah dibuat berdasarkan proses bisnis yang berjalan kemudian akan di-review untuk dikembangkan menjadi SOP yang lebih optimum dalam membawa perusahaan mencapai tujuannya. SOP juga dapat dibuat apabila terdapat perubahan regulasi atau kebutuhan perusahaan.
SOP dibuat dengan sasaran utama untuk digunakan oleh unit kerja atau individu dalam organisasi yang akan menjalankan aktivitas tersebut. Agar sesuai dengan kebutuhan, SOP sebaiknya disusun oleh pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Namun terkadang beberapa perusahaan memanfaatkan jasa konsultan untuk menyusun SOP Tetapi pada dasarnya, konsultan tersebut hanya membantu mengumpulkan data, me-review, dan menyusun SOP Dalam proses penyusunannya, konsultan tetap akan meminta data dan informasi dari pihak yang menjadi sasaran dalam SOP tersebut.
SOP tidak dapat begitu saja dirumuskan oleh segelintir orang yang tidak memahami sistem kerja perusahaan, oleh karena itu diperlukan tim khusus penyusunan SOP yang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidangnya. Karena pada nantinya SOP harus menjelaskan langkah demi langkah alur pekerjaan yang mudah dipahami oleh semua unit perusahaan yang ada. Tim tersebut terdiri dari:
Penulis SOP (author)
Pelaksana di lapangan (employee)
Pengawas lapangan (supervisor)
Atasan pengawas (manager)
Adapun dokumen SOP yang bersifat detail seperti prosedur dan instruksi kerja, sebaiknya disusun oleh unit kerja atau individu yang terlibat terhadap aktivitas tersebut, dengan tidak melupakan hal-hal sebagai berikut
Individu yang menjadi penanggung jawab kegiatan.
Individu yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.
Individu yang mengoperasikan dan melakukan perawatan
terhadap suatu perawatan.
Desainer yang merancang proses kerja.
Supplier dan kontraktor yang menyediakan peralatan atau jasa tertentu.
Pihak yang bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja dan lingkungan.
Dokumen SOP yang sudah disusun, selanjutnya akan diulas dan ditinjau kembali. Versi final yang sudah disepakati kemudian akan disahkan oleh pejabat berwenang yang bertanggung jawab terhadap proses atau aktivitas perusahaan tersebut.
E.Penerapan Standard Operating Procedure (SOP) Setelah seluruh dokumen SOP disusun, disahkan dan dinyatakan berlaku dalam suatu perusahaan, maka SOP tersebut harus diimplementasikan dalam bentuk kerja kongkrit yang diaplikasikan oleh seluruh pihak yang terlibat dalam perusahaan tersebut. Ada beberapa tahapan dalam implementasi SOP berikut kendalanya yang dikutip dalam buku Mudah Menyusun SOP yang disusun oleh Arini T. Di antara tahapan dalam implemenatasi SOP adalah sebagai
berikut:
1.Penyusunan rencana implementasi Standard Operating Procedure (SOP)
Sebelum melaksanakan implementasi SOP, ada beberapa hal yang harus disusun agar SOP dapat berjalan sesuai dengan harapan. Beberapa hal yang harus dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
a.Jumlah dokumen SOP yang akan diimplementasikan. Jika dokumen yang harus diimplementasikan cukup banyak, maka perlu ditetapkan prioritas dokumen terpenting yang harus disosialisasikan terlebih dahulu
b.Individu yang terlibat dampak implementasi SOP yang baru atau yang direvisi. Jika SOP tersebut revisi, maka perlu dilakukan identifikasi bagian mana saja yang berubah dan jabatan mana yang kena dampaknya.
c.Cara yang paling efektif dan efisien untuk meng sosialisasikan SOP
d.Cara memantau implementasi SOP untuk memastikan SOP terlaksana dengan baik dengan menggunkan indikator berupa peningkatan kinerja individu dan peningkatan kinerja organisasi.
2.Sosialisasi dan distribusi Standard Operating Procedures (SOP)
Setelah seluruh perencanaan selesai, hal penting lainnya yang harus dilakukan adalah mensosialisasikan SOP kepada seluruh pihak yang terkait dan mendistribusikannya. Hal ini bertujuan agar semua pihak mengetahui, memahami dan melaksanakan SOP tersebut. Hal ini juga akan mengurangi beberapa risiko yang mungkin terjadi seperti adanya perbedaan interpretasi mengenai pelaksanaan SOP yang pada akhimya mengarah pada inkonsistensi penerapan SOP saling melempar tanggung jawab dan terjadinya berbagai pelanggaran yang berdampak pada penurunan kinerja perusahaan.
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan dalam mensosialisasikan SOP, di antaranya adalah:
a.Membuat buku saku yang bisa dibawa kemana mana.
b.Melakukan komunikasi visual seperti poster atau standing banner yang dipasang pada tempat-tempat yang mudah dilihat.
c Khusus untuk intruksi kerja, dokumen bisa
ditempelkan di dekat benda yang akan dioperasikan. 3. Pelatihan penerapan Standard Operating Procedure (SOP)
Pelatihan harus dilaksanakan untuk meningkatkan kompetensi individu dalam mengimplementasikan SOP Pelatihan dapat dilakukan secara formal maupun informal sesuai dengan waktu, biaya dan efektivitas pelaksanaan pelatihan tersebut. Bahkan jika dianggap perlu, secara berkala dapat dilakukan briefing atau pelatihan penyegaran untuk mengingatkan kembali SOP yang berlaku di perusahaan.
Selain itu dalam acara briefing tersebut juga bisa menjadi moment pemberian reward bagi individu yang sudah melaksanakan SOP Adapun bagi individu yang terbukti melanggar SOP, maka dikenakan punishment baik berupa teguran, reward dan punishment tersebut dilakukan untuk memotivasi seluruh pihak agar selalu disiplin dalam mengimplementasikan SOP.
Baca Juga Memahami Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.1
Baca Juga Memahami Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.2
Baca Juga Memahami Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.4
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Armina P,dkk,2016
