Unsur-unsur dalam Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)
Kita telah mengetahui bersama apa itu SOP.kini kita beralih ke pembahasan mengenai unsur-unsur dalam penyusunan Standard Operating Procedures (SOP). Unsur dalam penyusunan SOP berfungsi sebagai acuan dasar penyusunan SOP Selain itu, unsur penyusunan SOP juga berfungsi sebagai kontrol atau pengendali pelaksanaan SOP, sehingga kita bisa mengetahui dan melihat apakah SOP yang disusun sudah sesuai dan lengkap atau belum. Tambunan (2013: 142-165), menyebutkan unsur-unsur SOP yang dapat digunakan sebagai acuan dalam penyusunan SOP, sebagai berikut:
Tujuan
Tujuan penyusunan SOP merupakan landasan setiap prosedur dan langkah-langkah kegiatan di dalam SOP.
Kebijakan
Pernyataan kebijakan bertujuan mendukung pelaksanaan prosedur secara efektif, efisien dan bersifat spesifik untuk masing-masing prosedur.
Petunjuk operasional
Petunjuk operasional sangat penting untuk mengarahkan pengguna bagaimana membaca dan memahami dokumen SOP. Petunjuk operasional disajikan di halaman awal pedoman. Petunjuk ini harus dinyatakan dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
Pihak yang terlibat
Sebagai pihak penyusun, sebaiknya SOP disusun oleh satu tim. Hal ini bertujuan supaya perihal dalam perubahan SOP mudah dikomunikasikan.
Formulir
Formulir di sini adalah bentuk standar dan dokumen dokumen kosong yang sering juga disebut blanko atau dokumen. Di dalam SOP, blanko atau dokumen merupakan media validasi dan kontrol prosedur. Jadi, formulir ini berfungsi sebagai kontrol SOP serta pelaksanaan audit. Oleh karena itu, di dalam pedoman SOP harus juga dijelaskan dengan tepat bagaimana cara pengisian setiap formulir dalam prosedur yang bersangkutan.
Masukan
Kemudian media masukan disiapkan, sehingga kegiatan di dalam sistem dapat dilakukan, dengan asumsi bahwa kualitas data sudah memenuhi persyaratan sesuai yang dinyatakan dalam kebijakan ataupun syarat prosedur
Proses
Tujuan proses di sini adalah mengubah masukan menjadi keluaran. Proses dapat terdiri dari satu atau lebih subproses. Data dan informasi di dalam masukan diubah menjadi informasi dan knowledge yang dibutuhkan oleh organisasi untuk pengambilan keputusan dan melaksanakan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan, baik jangka pendek maupun jangka panjang.
Laporan
Laporan yang dimaksud dalam SOP harus dibedakan dengan formulir, blanko, atau dokumen. Laporan dalam suatu prosedur, biasanya sangat spesifik dan tidak akan sama dengan laporan yang diproduksi di dalam prosedur lainnya.
Validasi
Validasi adalah bagian yang penting dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan di dalam organisasi. Tujuan melakukan validasi untuk memastikan bahwa semua keputusan yang diambil dan kegiatan yang dilakukan telah sah (valid).
Kontrol
Kontrol dibagi dengan berbagai cara. Ada yang menurut spesifikasinya, prosedumya, kepatuhannya, dan sebagai nya. Untuk dapat menerapkan SOP dan prosedur prosedur, maka kontrol yang diterapkan harus mencakup semua bentuk kontrol tersebut.
Unsur-unsur yang harus ada dalam sebuah dokumen SOP antara lain:
Halaman judul, biasanya memuat judul, logo, namna instansi atau satuan kerja dan tahun pembuatan.
Keputusan pimpinan tentang penetapan dokumen SOP
Daftar isi, untuk mempercepat pencarian informasi, kerena biasanya dokumen SOP itu memuat prosedur dari semua unit kerja, jadi kemungkinan dokumennya tebal.
Petunjuk penggunaan yang dapat berisi definisi istilah dan akronim yang digunakan dalam dokumen SOP Fungsi atau Unit Kerja yang terkait dan terlibat dalam Prosedur
Tanggal pembuatan, tanggal revisi dan tanggal
pengesahan.
Dasar hukum.
Tujuan Prosedur.
Lingkup aktivitas yang dicakup dalam Prosedur tersebut
Rentang waktu yang diperlukan untuk melaksanakan
Prosedur tersebut.
Indikator dan usulan keberhasilan pelaksanaan
proses dalam Prosedur
Dokumen terkait atau lampiran-lampiran.
Siapa yang menyiapkan prosedur
Siapa yang memeriksa
mengesahkan Prosedur.
dan menyetujui atau
- Tujuan dan Manfaat Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)
Pada umumnya, tujuan pembuatan SOP adalah untuk menciptakan kepastian aturan yang dalam bentuk komitmen untuk melaksanakannya. Sehingga akan terciptalah kinerja yang terstruktur, sistematis dan baku Hal tersebut tentunya akan berdampak kepada kemajuan organisasi atau perusahaan.
Secara spesifik tujuan dari SOP adalah
Agar pegawai dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja.
Memudahkan proses pengontrolan pada setiap proses kerja.
Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi.
Memberikan keterangan atau kejelasan tentang alur proses kerja, wewenang dan tanggung jawab dalam bekerja.
Memberikan keterangan tentang dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja.
Melindungi perusahaan dan pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
Menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.
Mengarahkan pegawai untuk disiplin dalam pekerjaannya.
Sebagai pedoman dalam mengerjakan pekerjaan rutin.
Untuk mengidentifikasikan pola kerja secara tertulis. sistematis, dan konsisten agar mudah dipahami oleh seluruh pihak yang terlibat baik internal maupun eksternal
Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab pada setiap unit kerja
Adapun manfaat SOP dalam perusahaan adalah:
Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan dan tugasnya.
Meningkatkan efisienis dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dalam melaksanaan tugasnya.
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Membantu pegawai untuk menjadi lebih mandin dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari
Memberikan informasi mengenai beban tugas yang ipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Memberikan informasi dalam kompetensi pegawai.
Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya,
Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sebagai konsumen dilihat dari kesederhanaan alur pelayanan.
Baca Juga Memahami Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.1
Baca Juga Memahami Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.3
Baca Juga Memahami Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.4
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Armina P,dkk,2016
