Dalam buku Cara Gampang Bikin SOP (Standard Da Operating Procedure), saya memang menyarankan agar pemilik perusahaan atau pimpinan perusahaan menyusun sendiri SOP untuk perusahaannya. Karena menyusun SOP itu sebenarnya mudah. Cukup melakukan dua pekerjaan berikut ini:
- Tulis detail pekerjaannya
- Gambar bagan alur kerjanya
Kedua rumus itu saya tulis untuk pemilik dan pimpinan perusahaan, target market asli buku Cara Gampang Bikin SOP (Standard Operating Procedure). Namun banyak pemilik perusahaan atau pimpinan perusahaan sering kali tidak memiliki waktu yang cukup untuk itu. Mereka kemudian mencari-cari orang yang bisa membantu menyusunkan SOP tersebut. Celakanya, banyak orang yang memiliki hobi menulis tetapi tanpa latar belakang bisnis praktis yang tertarik dengan kedua rumus saya tersebut, kemudian mencoba-coba profesi baru sebagai penyusun SOP
Saya pernah mendapat pengakuan dari seseorang yang awalnya berprofesi sebagai editor. Begitu terjadi booming SOP orang ini tertarik dengan rumus saya diatas, lalu mencoba peruntungan menjadi penyusun SOP. Ia memang memiliki dua kelebihan sesuai rumus saya tersebut, yakni kecepatan membaca dan keterampilan menulis sekaligus, karena sehari-harinya ia berkecimpung dalam dunia itu. Ia berhasil menyusun SOP bisnis sederhana, tetapi gagal menganalisis problematika dan meminimalisir risiko bisnisnya. Ia menyusun SOP dengan gaya penulis dan editor, bukan dengan gaya pebisnis. Pebisnis itu menyusun SOP dengan menitikberatkan pada hasil yang akan diperoleh dan sebisa mungkin menghilangkan risiko bisnis. Nah, sang editor ini betul-betul hanya menulis detail pekerjaan dan menggambar bagan alur kerjanya saja tanpa memikirkan hasil dan menghilangkan risiko. Alhasil, SOP yang dibuatnya dapat diterapkan tetapi merugikan. Kliennya pun kecewa. Profesi barunya gulung tikar dalam waktu sekejap mata.
Kedua rumus yang saya sebutkan di atas memang menarik minat bagi siapapun yang mencoba peruntungan dalam dunia tulis-menulis. Padahal sudah jelas-jelas saya tulis bahwa rumus itu untuk pemilik dan pimpinan perusahaan. Entah karena tidak teliti membaca atau memang karena mau mencoba peruntungan itu. Banyak orang yang gagal paham SOP menganggap bahwa menyusun SOP itu semata gagal paham SOP menganggap bahwa menyusun SOP itu semata menulis dan menggambar saja. Padahal menulis dan menggambar itu hanyalah keterampilan yang mendukung penyusunan SOP.
Untuk dapat menyusun SOP yang efektif dan efisien serta menguntungkan bagi perusahaan, seorang penyusun SOP harus:
- Visioner
Yang dimaksud visioner adalah memiliki pandangan jauh ke depan. Fungsinya sangat vital untuk dapat menyusun SOP yang produktif bagi perusahaan di masa depan. SOP itu dibuat untuk masa depan, bukan masa lalu. SOP tidak dibuat untuk berlaku surut. Jadi, visioner ini adalah syarat paling mendasar bagi seorang penyusun SOP Seseorang yang tidak visioner, bahkan tidak mengerti sama sekali tentang visi, selalu berpikir temporal, mustahil bisa menjadi penyusun SOP Seseorang yang visioner saja sering kali tidak memenuhi syarat menjadi penyusun SOP karena tidak mampu memenuhi persyaratan lainnya berikut ini.
2.Memiliki Pengalaman Bisnis Praktis yang Cukup
Yang dimaksud pengalaman bisnis praktis yang cukup itu adalah pengalaman mengelola sebuah bisnis yang riil. Bisnis yang riil itu adalah bisnis yang nyata, melakukan kegiatan produksi, pemasaran, pengelolaan keuangan, pengelolaan sumber daya manusia, pengelolaan pelanggan, pengelolaan lingkungan, dan sebagainya.
SOP pada hakikatnya adalah cara mengelola sumber daya manusia (SDM) perusahaan. Cara mengelola SDM yang paling mudah adalah menstandarisasi cara kerja beserta prosedur dan alur kerjanya, sehingga kualitas hasil kerjanya terjamin. Jika SOP adalah cara mengelola perusahaan, mau tidak mau penyusun SOP-nya harus memiliki pengalaman terjun langsung mengelola produksi, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, sampai mengelola pelanggan dan lingkungan. Dengan cara itu, ia akan mengetahui seluk beluknya, mengalami secara langsung problematikanya. dan terbiasa mencari dan menerapkan solusi yang teruji. Pengalaman bisnis praktis yang direkomendasikan minimal lima tahun. Pengalaman mengelola bisnis satu tahun tidak cukup sebagai bekal untuk menjadi Penyusun SOP. Waktu satu tahun itu sangatlah kurang untuk memahami operasional bisnis beserta seluruh problematika dan solusinya.
Pengalaman bisnis praktis ini sangat menolong untuk dapat menyusun prosedur/alur/cara kerja yang efektif dan efisien serta minim risiko (atau bahkan tanpa risiko sama sekali). Ada pepatah mengatakan bahwa “pengalaman adalah g guru terbaik”. Saya membenarkannya. Sepandai apapun Anda kuliah di jurusan manajemen perusahaan sebuah perguruan tinggi, belum tentu dapat menghasilkan satu solusi atas problematika riil yang terjadi di perusahaan. Tetapi satu pengalaman menyelesaikan problematika di perusahaan, bisa bermanfaat untuk menyelesaikan problematika lainnya sekalipun lebih kompleks sifatnya.
Tidak semua orang yang memiliki pengalaman bisnis praktis juga otomatis dapat menjadi penyusun SOP Jika ia tidak memiliki visi atau tidak memiliki intuisi bisnis yang cukup. maka tidak memenuhi syarat untuk menjadi penyusun SOP
- Memiliki Intuisi Bisnis yang Cukup
Intuisi bisnis adalah kemampuan untuk mengetahui dan memahami sesuatu yang menguntungkan atau merugikan perusahaan jauh sebelum terjadinya, bahkan ketika kebanyakan orang sulit memahaminya. Biasanya orang-orang yang visioner memiliki intuisi yang bagus. Orang-orang yang memiliki kemampuan ini biasanya diberi kedudukan istimewa oleh Tuhan sebagai pemilik atau pimpinan perusahaan. Meskipun tidak semua pemilik perusahaan memiliki kemampuan ini. Kemampuan intuitif alam) yang yang terbaik biasanya dilahirkan (bakat diasah terus-menerus selama hidup. Meskipun demikian, kemampuan intuitif juga bisa dipelajari dengan cara berlatih terus-menerus untuk menjadi pribadi yang visioner dan problem solver.
Baca juga Penyusun SOP Tidak Berkompeten – Bag. 4
Baca juga Penyusun SOP Tidak Berkompeten – Bag. 3
Baca juga Penyusun SOP Tidak Berkompeten – Bag. 2
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
