Penyusun SOP harus memiliki kemampuan intuitif ini supaya SOP yang disusunnya dapat meminimalisir risiko kerugian dan menambah potensi menguntungkan. Saya pernah menyusunkan SOP untuk sebuah perusahaan retail. Masyarakat di sekitar perusahaan ini berdomisili masih menganut budaya transaksi tunai. Namun melihat produk yang dijualnya mahal-mahal, saya menyarankan pemiliknya untuk mengadopsi transaksi non tunai. Pemiliknya tidak menyetujui, dengan alasan para pembelinya masih menggunakan sistem transaksi tunai. Saya tidak kehabisan akal. Di SOP-nya saya cantumkan dua sistem transaksi sekaligus, yakni tunai dan non tunai. Saya bilang kepada pemiliknya, untuk jaga-jaga jika suatu saat nanti dibutuhkan. Lima tahun kemudian, pemilik perusahaan itu berterima kasih kepada saya. Katanya, saat ini transaksi non tunai mendominasi di gerai-gerainya. Bahkan pelanggan meningkat gara-gara tersedia sistem transaksi nom tunai itu. Anda bisa bayangkan, apa jadinya jika saya hanya menyusunkan SOP untuk transaksi tunai saja? Mungkinkah pelanggan perusahaan itu bertambah? Atau malah beralih ke kompetitornya yang menyediakan fasilitas transaksi non tunai?
Terkadang pemilik perusahaan intuisi bisnisnya kurang ter asah karena ia disibukkan dengan teknis pekerjaan sehari-hari (pemilik masih merangkap sebagai pekerja di perusahaannya) Contoh di atas menunjukkan hal itu. Seandainya pemilik per usahaan ini menunjuk penyusun SOP yang tidak berkompe ten untuk menyusunkan SOP bagi perusahaannya, pasti sistem transaksi non tunai ini tidak terpikirkan dan tidak tercantum dalam SOP Inilah pentingnya intuisi bisnis untuk mengun tungkan perusahaan di masa depan.
- Kemampuan Berpikir Global (Umum) dan Melakukan Aksi yang Sangat Spesifik
Anda bisa bayangkan, awalnya penyusun SOP itu harus mam pu berpikir global. Ia harus dapat melihat gambaran utuh per. usahaan yang akan disusunkan SOP-nya (visi, misi, tujuan perusahaan, dan sebagainya) dengan cara pandang helicopter view. Setelah itu ia harus melakukan pekerjaan-pekerjaan yang sangat mendetail dalam lingkup yang sangat kecil, yakni me rinci dan mendetailkan pekerjaan demi pekerjaan yang dilaku kan oleh karyawan di perusahaan itu, kemudian menyusun standarisasi pekerjaannya dan meminimalisir risikonya.
Kemampuan berpikir global sekaligus keterampilan melaku kan aksi yang spesifik ini hanya bisa dilakukan oleh orang orang terlatih. Seorang penyusun SOP itu ibarat seorang desainer yang mampu menggambar desain baju, sekaligus mencari bahan, menggunting bahan dan menjahit bahan itu potongan demi potongan menempelkan pernak-pernik kecil. sampai menjadi baju vang utuh untuk dikenakan dan hasilova sama persis seperti gambar desainnya Anda memiliki kenan puan seperti ini?
Cukup empat itu saja kompetensi seorang penyusun SOP. Itu sudah mencakup semuanya. Memiliki keterampilan menulis dan menggambar saja tidak cukup untuk menjadi bekal menyusun SOP Memiliki ilmu pengetahuan tentang SOP yang sangat tinggi sekalipun, juga tidak cukup dijadikan modal menyusun SOP
Keempat syarat tersebut tidak didapatkan dari bangku sekolah. Anda harus terjun langsung mengelola bisnis selama minimal lima tahun berturut-turut. Semakin lama semakin bagus, dengan catatan bisnis yang Anda kelola itu bertumbuh. Bisnis yang tumbuh menunjukkan pengelolaannya efektif dan efisien serta bisa mengatasi segara risiko yang mengadang Jauh, meski femer pengalaman mengelola bisnis sekalipun, belum tentu memenuhi syarat menjadi penyusun SOP.
Tidak sembarang orang bisa menjadi penyusun SOP yang berkompeten. Lantas bagaimana dengan penyusun SOP yang memiliki latar belakang sebagai akademisi (dosen) Profesi dosen adalah sebuah kompetensi tersendiri (dibuktikan dari sertifikasi dosen yang diterbitkan oleh negara dan menjadi persyaratan mutlak bagi seorang dosen untuk dapat mengajar mahasiswa). Kompetensi seorang akademisi (dosen) adalah mengajarkan ilmu tentang SOP kepada mahasiswanya, tidak untuk menyusunkan SOP perusahaan. Kecuali yang bersangkutan telah memenuhi keempat syarat di atas.
Ada beberapa kemungkinan berikut ini:
1.SOP Tidak Dapat Diterapkan
Seorang penyusun SOP harus memiliki kompetensi pe ngalaman bisnis praktis untuk memahami prosedur/alur/cara kerja yang realistis bagi karyawan Seorang penyusun SOP yang tidak memiliki kompetensi seperti ini, bisa mengabaikan kemampuan karyawan untuk dapat mengerti, memahami, dan menerapkan SOP, bahkan juga bisa mengabaikan kemampuan perusahaan untuk dapat menerapkan SOP itu. SOP disusun berdasarkan asumsi saja (karena penyusunnya tidak memiliki pengalaman langsung bekerja bersama karyawan). Hasilnya, SOP itu justru tidak dapat diterapkan. Penyebabnya antara lain:
- Penolakan karyawan. Pekerjaan yang distandarisasi itu justru dianggap memberatkan bagi karyawan, sehingga karyawan menolaknya. Padahal prinsip SOP justru menyederhanakan pekerjaan supaya mudah dilakukan, cepat sai, dan dalam waktu yang sama, karyawan bisa melakukan pekerjaan yang lebih banyak sehingga produktivitasnya meningkat. Penolakan karyawan terhadap SOP yang akan diterapkan ini tentu saja merupakan hal yang kontrapro duktif. Seharusnya penyusun SOP sudah dapat menganti sipasi jauh-jauh hari sebelum menyusun SOP-nya. Hanya orang-orang yang visioner dan memiliki intuisi bisnis yang dapat mengantisipasi hal ini. sele
- Pekerjaan karyawan distandarisasi menggunakan berbagai peralatan dan perlengkapan kerja modern. Celakanya, per alatan dan perlengkapan kerja modern justru tidak dimi liki oleh perusahaan itu, karena perusahaan belum mampu membelinya. Hasilnya, SOP jelas tidak dapat diterapkan karena peralatan dan perlengkapan kerjanya tidak men dukung. Ini hal konyol yang dapat terjadi gara-gara pe nyusun SOP gagal memahami kemampuan perusahaan itu untuk menerapkan SOP.
Baca juga Penyusun SOP Tidak Berkompeten – Bag. 4
Baca juga Penyusun SOP Tidak Berkompeten – Bag. 3
Baca juga Penyusun SOP Tidak Berkompeten – Bag. 1
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
