Struktur organisasi perusahaan milik pemerintah biasanya menggelembung di tengah seperti ini. Jumlah kepala bagian, kepala sub bagian, kepala bidang, kepala seksi, hingga kepala unit, lebih banyak daripada jumlah stafnya. Banyak kepala seksi yang tidak memiliki staf. Jadi, kepala seksi ini akhirnya bekerja layaknya staf, tetapi gajinya kepala seksi.
2.Garis Koordinasi/Komando Jelas
Yang dimaksud “jelas” adalah garis-garis itu hanya vertikal atau horizontal. Tidak ada yang tumpang tindih atau saling menyilang. Demikian pula penggunaan jenis garisnya. Jika sudah menggunakan garis koordinasi, tidak menggunakan garis komando. Sebab sebagian besar pekerjaan itu sifatnya koordinatif. Pekerjaan yang menggunakan sistem komando hanya pekerjaan-pekerjaan tertentu saja.
Disini kita membahas struktur organisasi perusahaan. Mohon dibedakan dengan bagan sistem pertanggungjawaban. Pada bagan sistem pertanggungjawaban, garis komando lazim digunakan untuk menggambarkan alur asal dan tujuan itu.
3.Menggunakan Sistem Hierarki Manajemen yang Jelas
Maksudnya, tidak membuat jabatan sendiri yang tidak umum dan fungsinya tidak jelas. Hierarki struktur organisasi yang dimaksud adalah:
- Paling bawah, biasanya dihuni karyawan level staf atau pelaksana
- Bagian tengah, dihuni oleh karyawan level manajerial, seperti supervisor (low management) atau manajer (middle management)
- Bagian atas, dihuni oleh karyawan level eksekutif, seperti general manager atau direktur
Jadi, tidak sembarang struktur organisasi bisa dijadikan dasar untuk penyusunan SOP Struktur organisasi yang dapat dijadikan dasar untuk menyusun SOP, minimal harus memenuhi ketiga syarat di atas.
Jika ada perusahaan yang ingin menyusun SOP tetapi belum memiliki struktur organisasi, atau sudah memiliki struktur organisasi tetapi tidak memenuhi syarat sebagai dasar penyusunan SOP, mau tidak mau harus membuat struktur organisasi baru. Celakanya, pada saat membuat struktur organisasi baru, pasti akan terjadi restrukturisasi. Jabatan-jabatan yang tidak penting, bersifat birokratis dan membuang-buang anggaran, pasti akan dihapus. Diganti dengan struktur organisasi baru yang lebih simpel, lebih luwes dan sangat efisien. Restrukturisasi ini dapat menimbulkan gejolak di dalam perusahaan itu sendiri. Banyak karyawan yang menolak karena zona kenyamanannya terusik. Terutama mereka yang tersingkir dari jabatannya. Membereskan urusan ini saja bisa menghabiskan waktu enam bulan sampai satu tahun. Itulah salah. satu penyebab molornya waktu untuk penyusunan SOP.
Setelah struktur organisasi perusahaan terbentuk, barulah kita bisa menyusun deskripsi pekerjaan karyawan. Deskripsi pekerjaan karyawan itu dibuat berdasarkan struktur organisasi perusahaannya. Jangan sampai Anda menyusun deskripsi pekerjaan karyawan terlebih dahulu, baru membuat struktur organisasinya. Terbalik!
Saya pernah merasakan kegelian yang amat sangat ketika diminta untuk menyusun SOP sebuah perusahaan lima tahun yang lalu. Perusahaan ini sudah beroperasi selama bertahun-tahun dan terus mengalami kerugian. Pemiliknya tinggal di kota lain, tidak pernah turut campur dalam pengelolaan perusahaan sehari-hari, dan sudah mengetahui bahwa manajemen perusahaannya tidak beres. Saya diminta untuk membantu membenahinya.
Sebelum menyusun SOP itu, saya meminta untuk ditunjukkan struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan karyawan. Ternyata struktur organisasi perusahaan dan deskripsi pekerjaan karyawannya berbeda, tidak nyambung. Jabatan-jabatan yang disebutkan dalam deskripsi pekerjaan karyawan itu tidak tercantum dalam struktur organisasi perusahaan. Sebaliknya, jabatan-jabatan yang tercantum dalam struktur organisasi perusahaan tidak ada deskripsi pekerjaannya. Jadi, struktur organisasi perusahaan dan deskripsi pekerjaan karyawan jalan sendiri-sendiri. Pantesan saja perusahaan ini membukukan kerugian terus-menerus. Penataan sumber daya manusianya saja amburadul. Struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan karyawan itu kan berfungsi untuk menata sumber daya manusia di perusahaan, sesuai keahliannya masing-masing, supaya dapat bekerja efektif dan efisien.
Terpaksa saya harus menyusun struktur organisasi perusahaan dan deskripsi pekerjaan karyawan yang baru. Restrukturisasi dilakukan besar-besaran dari level direktur sampai office boy. Setelah mulai tertata, barulah saya bisa menyusun SOP-nya. Inilah yang membuat penyusunan SOP menjadi molor waktunya, karena harus melakukan restrukturisasi yang tidak terduga sebelumnya.
Di perusahaan lain, saya juga pernah mendapati sebuah deskripsi pekerjaan yang hanya mencantumkan rincian pekerjaan karyawan Rupanya pemilik perusahaan ini mengartikan deskripsi pekerjaan karyawan itu secara harafiah saja: rincian pekerjaan karyawan. Apa yang terjadi kemudian? Tidak ada satu pun karyawan di perusahaan itu yang memiliki wewenang dan tanggung jawab. Wewenang dan tanggung jawab melekat semuanya pada sang pemilik. Pantas saja pemilik perusahaannya mengeluh kepada saya, bahwa ia pusing memikirkan operasional perusahaan. Setiap terjadi risiko, ia yang harus bertanggung jawab. Padahal ia sudah dirugikan akibat terjadinya risiko itu sendiri. Sudah jatuh tertimpa tangga. Ketika saya tunjukkan kelemahan deskripsi pekerjaannya, ia akhirnya mengerti, mengapa ia selalu kesulitan meminta pertanggungjawaban para karyawannya.Jadi, tidak sembarang deskripsi pekerjaan karyawan dapat dijadikan dasar untuk menyusun SOP Deskripsi pekerjaan karyawan yang dapat dijadikan dasar untuk menyusun SOP itu harus memenuhi syarat berikut ini:
- Sesuai dengan Struktur Organisasi Perusahaan
Jabatan-jabatan yang tercantum dalam deskripsi pekerjaan karyawan harus sesuai dengan jabatan-jabatan yang tercantum dalam struktur organisasi perusahaan. Bagi perusahaan besar yang menggunakan model struktur organisasi perusahaan yang kompleks, struktur organisasi itu bisa dipecah per bagian. Struktur organisasi induk hanya menampilkan para penanggung jawab perusahaan, dari level eksekutif (teratas) sampai level manajerial (paling bawah). Struktur organisasi bagian (departemen/divisi) menampilkan para pengelola bagian dan para pekerja teknisnya, mulai dari level manajer (paling atas) sampai level staf atau pembantu pelaksana (paling bawah). Jabatan-jabatan yang disebutkan dalam struktur organisasi perusahaan itulah yang dideskripsikan pekerjaannya. Jangan sampai ada jabatan siluman (ada di dalam deskripsi pekerjaan karyawan tetapi tidak ada di dalam struktur organisasi perusahaan) atau jabatan non job (tercantum dalam struktur organisasi perusahaan tetapi tidak memiliki pekerjaan apapun).
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 5
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 4
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 3
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 1
Sumber
MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P
Suryono Ekotama,2018
