Itulah sebabnya, tanggung jawab itu harus disebutkan di dalam deskripsi pekerjaan. Tentu saja menyesuaikan dengan berat ringannya risiko jabatan. Misalnya: seorang staf yang tidak melaksanakan SOP melakukan kesalahan fatal, dan merugikan perusahaan. Konsekuensinya adalah mengganti kerugian perusahaan atau dipecat. Seorang pimpinan perusahaan yang tidak melaksanakan SOP merugikan perusahaan,bahkan melanggar hukum, harus mempertanggungjawabkan kinerjanya dihadapan pemilik dan dihadapan hukum. Tanggung jawab jabatan ini termasuk materi yang distandarisasi untuk meminimalisir risiko bagi perusahaan. Jadi, ketika terjadi sesuatu yang merugikan perusahaan, sudah langsung terlihat siapa yang harus bertanggung jawab.
Sekarang, coba cermati deskripsi pekerjaan karyawan yang Anda miliki. Sudahkah memenuhi kelima poin di atas? Jika sudah, berarti sudah bisa dipakai sebagai dasar penyusunan SOP. Namun jika belum, terpaksa harus menyusun deskripsi pekerjaan baru.
Jadi, masihkah Anda berpikir bahwa penyusunan SOP itu bisa cepat dengan biaya murah setelah membaca uraian ini? Sepanjang 2010-2017 ini, saya banyak sekali menolak permintaan pembaca buku saya untuk membantu menyusunkan SOP di perusahaannya, karena mereka tidak siap dengan struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan karyawan yang memenuhi syarat untuk menyusun SOP. Jika harus menyusun struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan karyawan baru, waktunya bisa lebih lama daripada waktu untuk menyusun SOP itu sendiri. Saya meminta kepada mereka untuk menyiapkan struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan karyawan yang memenuhi syarat untuk menyusun SOP terlebih dulu, baru setelah itu menyusun SOP-nya.
Apakah setelah struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan tersedia, kita bisa menyusun SOP seketika itu juga? Jawabannya tidak!
Deskripsi pekerjaan karyawan itu hanya menguraikan jenis pekerjaan secara umum. Tidak menguraikan detail pekerjaan secara khusus. Untuk menyusun SOP jenis pekerjaan umum yang ada pada deskripsi pekerjaan itu harus didetailkan. Di bawah ini saya berikan contoh “pekerjaan membersihkan toilet yang menjadi tugas pokok seorang office boy”:
Nah, sampai disini, Anda sudah paham perbedaannya ya? Jika SOP disusun hanya berdasarkan jenis pekerjaan yang disebutkan pada deskripsi pekerjaan karyawan, hasilnya tidak optimal. Kalau cuma membersihkan toilet saja, semua orang bisa. Tidak usah menyusun SOP segala. Yang perlu distandarisasi adalah waktu dan standar peralatan/bahannya. Mengapa demikian? Yang bisa menjamin kualitas hasil kerja adalah waktu pelaksanaan pekerjaan dan standar peralatan/bahan yang digunakan tersebut.
Nah, sekarang saya ingin Anda melakukan pembuktian:
- Pergilah ke kantor-kantor instansi pemerintah yang katanya sudah menerapkan SOP itu. Periksa toiletnya. Toiletnya bersih atau kotor? Di dalam toilet itu terdapat lembar kertas jadwal piket office boy atau tidak? Kapan terakhir toilet dibersihkan? Lembar kertas jadwal piket ini biasanya ditempel di dinding atau di balik pintu.
2.Pergilah ke pusat-pusat perbelanjaan modern atau ke hotel hotel berbintang yang pasti mengklaim memiliki dan menerapkan SOP Lakukan hal yang sama dengan apa yang Anda lakukan di toilet instansi pemerintah itu.
Bagaimana hasilnya? Saya yakin Anda akan menemukan fakta berikut ini:
- Mayoritas toilet di instansi pemerintah sangat kotor. Bahkan lebih bersih toilet di SPBU. Hal ini dimaklumi, karena SPBU menggunakan SOP betulan dan diawasi secara ketat. Saya pernah menyusunkan SOP untuk SPBU yang harus tunduk pada aturan-aturan yang sangat ketat yang ditetapkan prinsipalnya. Mengapa toilet di instansi pemerintah kotor? Siapa yang menyusun SOP-nya? Anda bisa menebak sendiri jawabannya.
2.Di dinding atau belakang pintu toilet mall atau hotel selalu tercantum lembar kertas berisi nama petugas office boy yang membersihkan toilet tersebut, lengkap dengan jam dan tanda tangannya. Lembar kertas (formulir) ini adalah bagian dari SOP kebersihan toilet. Dengan cara ini, akan langsung terlihat siapa yang bertanggung jawab jika tamu mengajukan komplain toilet kotor. Itulah gunanya SOP Selain untuk mendisiplinkan karyawan melakukan pekerjaannya juga untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap hasil pekerjaan.
Jadi, SOP perusahaan Anda disusun berdasarkan deskripsi pe kerjaan semata atau disusun berdasarkan detail pekerjaan yang dirinci dari deskripsi pekerjaan? Disinilah sering terjadi gagal paham. Penyusun SOP yang tidak berkompeten tidak dapat memahami hal ini, karena memang pemahamannya terhadap seluk-beluk pekerjaan kurang. Mereka tidak memiliki pengalaman praktis yang cukup untuk memahami semua seluk-beluk pekerjaan di dalam perusahaan dan risikonya.
Apakah SOP bisa disusun setelah kita berhasil mendetailkan pe kerjaan karyawan?
Jawabannya lagi-lagi tidak!
Masih ada satu langkah lagi yang harus dilakukan, yakni membuat tahapan melakukan pekerjaan itu. Mengapa harus membuat tahapan pekerjaan? Karena jika kita menginginkan hasil pekerjaan yang berkualitas, pekerjaan itu harus dilakukan secara bertahap dan tidak ada satu tahap pun yang boleh terlewati.
Ingat, SOP adalah standarisasi prosedur/alur kerja. Kita men standarisasi prosedur/alur kerjanya, supaya kualitas hasilnya bisa dipertanggungjawabkan. Coba Anda bandingkan contoh SOP yang menggunakan tahapan dan yang tidak menggunakan tahapan berikut ini:
Apakah SOP bisa disusun setelah kita berhasil mendetailkan pe kerjaan karyawan?
Jawabannya lagi-lagi tidak!
Masih ada satu langkah lagi yang harus dilakukan, yakni membuat tahapan melakukan pekerjaan itu. Mengapa harus membuat tahapan pekerjaan? Karena jika kita menginginkan hasil pekerjaan yang berkualitas, pekerjaan itu harus dilakukan secara bertahap dan tidak ada satu tahap pun yang boleh terlewati.
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 5
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 3
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 2
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 1
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
