Bagi Anda yang bekerja di perusahaan asing, mungkin B₁ menganggap struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan adalah barang yang biasa, tidak ada istimewanya, karena pasti ada di setiap perusahaan besar. Masing-masing perusahaan itu memiliki struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan karyawan sendiri-sendiri.Karyawan sangat familiar dengan struktur organisasi dan deskrips pekerjaan itu karena mereka rutin mendapat pelatihan (maining) dari perusahaannya.
Namun tidaklah demikian dengan perusahaan-perusahaan al di Indonesia. Hampir semua perusahaan klien saya tidak memiliki struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan karyawan yang memadai untuk menjadi dasar operasional perusahaan. Banyak perusahau yang masih menggunakan struktur organisasi ala kadarnya saja. Yang dimaksud struktur organisasi ala kadarnya adalah struktur organica yang tidak dibuat khusus untuk perusahaan itu. Pembuatnya dala menyusun struktur organisasi itu menggunakan format umum.
Khusus perusahaan perusahaan sleala kecil dan menengah, banyak pula yang tidak memiliki struktur organisasi sama sekali. Strata jabatan di perusahaan itu biasanya ditentukan dengan mulut oleh pemilik perusahaannya.
Jika struktur organisasi saja tidak punya, apalagi deskripsi pekerjaan karyawan. Deskripsi pekerjaan karyawan biasanya lahir setelah struktur organisasi perusahaan. Padahal deskripsi pekerjaan karyawan ini berfungsi membagi tugas, wewenang, dan tanggung jawab para karyawan. Tanpa pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab ini, pasti terjadi tumpang tindih pekerjaan antar karyawan. Ini penyebab utama konflik internal yang kontraproduktif. Celakanya, ada juga perusahaan yang memiliki deskripsi pekerjaan karyawan tetapi tidak memiliki struktur organisasi perusahaan. Anda bisa bayangkan betapa kacaunya koordinasi internal di perusahaan itu.
Struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan karyawan itu menentukan seberapa rapi karyawan bekerja secara profesional sesuai dengan bidang keahliannya masing-masing. SOP itu disusun untuk menstandarisasi prosedur/alur/cara kerjanya. Otomatis SOP membutuhkan struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan yang jelas. Tanpa struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan yang sudah jelas. Tanpa struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan yang sudah berhasil diterapkan, SOP ibarat bangunan yang didirikan di atas tanah tanpa fondasi. Bisa runtuh sewaktu-waktu, karena tidak ada pijakannya.
Struktur organisasi adalah sebuah bagan yang menggambarkan posisi struktural karyawan di perusahaan. Bentuknya seperti piramida, makin ke atas makin meruncing. Dari struktur organisasi ini Anda bisa melihat dan membaca dua hal:
- Koordinasi antarkaryawan didalam perusahaan itu
- Penanggung jawab bagian (departemen) di perusahaan atau penanggung jawab perusahaan itu.
Sebagaimana telah saya uraikan panjang lebar dalam buku Trik Jitu Pengusaha Cerdas Mengelola Usaha & SDM, struktur organisasi itu bisa sangat sederhana (biasanya diaplikasikan pada perusahaan kecil), bisa juga sangat kompleks (biasanya diaplikasikan pada perusahaan besar yang telah memiliki anak-anak perusahaan). Perusahaan kecil menggunakan struktur organisasi yang sangat sederhana, karena di situ hanya ada pimpinan (owner) dan karyawan. Sebaliknya, perusahaan besar menggunakan struktur organisasi yang sangat kompleks karena disitu fungsi manajerialnya sudah lengkap. dari level staf, supervisor, manajer, direktur, dilengkapi dengan be berapa bagian yang merupakan supporting management dari masing masing jabatan diatas seperti sekretaris, asisten, dan lain-lain. Bahkan saking kompleksnya, sering kali yang dapat ditayangkan di struktur organisasi hanya jabatan level manajerial keatas saja.
Di dalam struktur organisasi juga tergambar garis koordinasi(dilambangkan dengan garis lurus biasa yang menghubungkan satu bagan dengan bagan lainnya) dan garis komando (dilambangkan dengan tanda panah dari satu bagan ke bagan lainnya), sehingga kita dapat mengetahui pola kerja karyawan di perusahaan itu:
- Dengan siapa mereka bekerja sama menyelesaikan pekerjaan
- Kepada siapa mereka bertanggung jawab setelah menyelesaikan pekerjaan
- Kepada siapa mereka mendelegasikan tugas dan wewenang
Garis-garis ini tidak boleh saling menyilang tumpang tindih yang dapat menimbulkan kekacauan koordinasi antar bagian didalam perusahaan. Saya pernah mendapati struktur organisasi dengan garis koordinasi dan garis komando saling menyilang tumpang tindih. Memang runyam koordinasinya. Satu bagian bisa menerima komando dari tiga pimpinan. Padahal tiga pimpinan ini instruksinya berbeda-beda. Hasilnya, organisasi di perusahaan itu bekerja tidak efektif. Konflik internal terlalu banyak. Perusahaan mencetak kerugian terus-menerus. Untuk menyusun SOP bagi perusahaan ini, terpaksa saya harus melakukan restrukturisasi terlebih dahulu, dengan membuat struktur organisasi baru dan mengganti/me rotasi pejabat-pejabatnya. Struktur organisasi yang lama tidak memenuhi syarat menjadi dasar penyusunan SOP, karena terbukti kontraproduktif.
Struktur organisasi yang memenuhi syarat untuk menjadi dasar penyusunan SOP ciri-cirinya antara lain:
- Berbentuk Seperti Piramida
Bentuk piramida itu adalah bentuk segitiga yang semakin ke atas semakin runcing. Ini menunjukkan bahwa jumlah pimpinan lebih sedikit daripada jumlah karyawan. Idealnya seperti itu. Sebab ada struktur organisasi perusahaan vang bentuknya seperti perut buncit menggelembung di tengah Struktur organisasi ini menunjukkan pimpinan level me nengah (manajerial) lebih banyak daripada sifatnya bahkan banyak jabatan level kepala (head) yang tidak memiliki staf. Struktur organisasi seperti ini menunjukkan pemborosan. Untuk apa membayar pimpinan jika tidak memiliki staf. Apa fungsi pimpinan jika ia tidak memimpin anak buah?
Struktur organisasi perusahaan milik pemerintah biasanya menggelembung di tengah seperti ini. Jumlah kepala bagian, kepala sub bagian, kepala bidang, kepala seksi, hingga kepala unit, lebih banyak daripada jumlah stafnya. Banyak kepala seksi yang tidak memiliki staf. Jadi, kepala seksi ini akhirnya bekerja layaknya staf, tetapi gajinya kepala seksi.
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 5
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 4
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 3
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 2
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
