2. Mencantumkan Fungsi Jabatan
Setiap jabatan yang tercantum dalam struktur organisasi perusahaan itu memiliki fungsi sendiri-sendiri. Fungsi ini dijelaskan dalam deskripsi pekerjaan karyawan. Misalnya: sebagai pelaksana, perencana, pengelola, pengawas, pengambil keputusan, atau penanggung jawab.
Jika fungsi ini tidak dijabarkan dalam deskripsi pekerjaan karyawan, maka SOP yang disusun berdasarkan deskripsi pekerjaan itu tidak lebih hanya merupakan dokumentasi pekerjaan saja. Padahal dalam SOP itu juga harus diatur standar pelaksanaan, perencanaan, pengelolaan, pengawasan, proses pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban. Semuanya distandarisasi. Fungsi-fungsi jabatan inilah yang menentukan apakah SOP yang disusun nanti bersifat produktif atau hanya semata merupakan dokumentasi pekerjaan saja.
- Mencantumkan Rincian Tugas Pokok
Pekerjaan di perusahaan itu ada dua macam. Yang satu bersifat pokok (harus dilaksanakan) dan yang satu bersifat tambahan. Tugas pokok adalah pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh karyawan secara otomatis (tanpa perlu diperintah) untuk melaksanakan fungsi jabatannya. Sedangkan pekerjaan tambahan adalah pekerjaan-pekerjaan di luar rugas pokok yang diberikan oleh pimpinan, Pimpinan bisa memberikan tugas rambahan ini menggunakan kewenangannya. Pekerjaan tambahan yang berisiko, biasanya diberikan dengan surat tugas, surat perintah, atau surat kuasa. Sedangkan pekerjaan tambahan yang berisiko, biasanya diberikan dengan surat tugas, surat perintah, atau surat kuasa. Sedangkan pekerjaan tambahan yang tidak mengandung risiko tinggi biasanya diberikan dengan perintah (instruksi) lisan.
Yang harus tercantum lengkap dalam deskripsi pekerjaan adalah tugas pokok karyawan yang bersangkutan. Tugas pokok ini harus dilaksanakan tanpa kecuali. Pekerjaan itulah yang dilakukan secara rutin dan terus-menerus oleh karyawan selama bekerja di perusahaan itu.
Tugas pokok bisa berjumlah beberapa item saja atau sampai puluhan item, tergantung jabatannya. Semakin rendah jabatannya, tugas pokoknya semakin sedikit. Semakin tinggi jabatannya di dalam struktur organisasi, tugas pokoknya semakin banyak. Itulah sebabnya karyawan level staf gajinya pasci lebih rendah daripada karyawan level manajerial atau level eksekutif. Tugas pokok mereka lebih sedikit. Pada titik ini, banyak orang gagal paham.
Saya pernah menjumpai sebuah deskripsi pekerjaan yang menggambarkan tugas karyawan level staf mencapai puluhan item, sedangkan tugas pokok karyawan level eksekutif hanya beberapa item saja. Inilah yang saya sebut sebagai “perbudakan”. Penyusun deskripsi pekerjaan karyawan ini gagal memahami cara kerja manajerial. Jika karyawan level staf berhalangan, siapa yang akan mengerjakan pekerjaan tersebut? Jika menggunakan panduan deskripsi pekerjaan int. jawabannya. tidak ada! Operasional perusahaan bisa macet seketika. Jadi, pimpinan-pimpinan perusahaan harus bisa mengerjakan pekerjaan teknis level staf jika terpaksa dibutuhkan Itulah sebabnya tugas pokok karyawan level pimpinan selalu lebih banyak daripada karyawan level staf.
4.Mencantumkan Wewenang Jabatan
Sudah dijelaskan bahwa tugas pokok karyawan level manajerial atau eksekutif lebih banyak dibandingkan dengan tugas pokok karyawan level staf. Berarti pekerjaan seorang pimpinan perusahaan itu sangat berat? Tentu saja iya! Jika beban kerjanya ringan, gajinya tidak setinggi itu.
Tetapi bagaimana caranya supaya semua pekerjaan level pimpinan itu bisa diselesaikan dalam waktu singkat? Kita beri sarana manajerial berupa “wewenang”. Wewenang ini biasanya dimiliki oleh karyawan level pimpinan, fungsinya untuk mendelegasikan tugas. Para pimpinan ini memiliki anak buah la bisa mengatur anak buahnya untuk melakukan suatu pekerjaan berdasarkan wewenang ini. Sebelumnya sudah saya sebutkan, betapa anehnya jika ada pimpinan yang tidak memiliki anak buah. Makanya, jika ada jabatan level manajerial di struktur organisasi yang tidak memiliki anak buah, sebaiknya jabatan itu dihapus saja. Bikin boros biaya dan tidak efektif. Hanya menggemukkan struktur organisasi saja, tetapi menguruskan kantong perusahaan.
Banyak sekali deskripsi pekerjaan yang tidak mencantumkan wewenang. Padahal wewenang ini sangat penting untuk menyusun SOP bagi para pimpinan perusahaan. Wewenang inilah yang membedakan pekerjaan level teknis dan manajerial. Tanpa wewenang, SOP bagi pimpinan perusahaan sama dengan SOP bagi level staf.
5.Mencantumkan Tanggung Jawab Masing-Masing Jabatan
Tanggung jawab melekat pada semua jabatan. Tetapi jum lahnya berbeda. Tanggung jawab level staf hanya sebatas pada apa yang dikerjakannya saja. Sedangkan tanggung jawab level pimpinan meliputi apa yang dikerjakannya, apa yang di kerjakan anak buahnya, bahkan sampai tanggung jawab di muka hukum jika perusahaan yang dipimpinnya melanggar hukum (belum tentu ia melakukan pelanggaran hukum, terapi perusahaannya yang melakukan pelanggaran hukum, tetapi ia yang harus bertanggung jawab)
Celakanya, banyak deskripsi pekerjaan yang tidak mencantumkan tanggung jawab. Akibatnya:
- Jika level staf tidak diberi tanggung jawab, maka hasil pekerjaan level staf itu menjadi tanggung jawab atasannyal pimpinannya. Tentu saja hal ini memperberat beban kerja atasan.
- Jika level pimpinan tidak diberi tanggung jawab, maka hasil kerja para pimpinan perusahaan itu menjadi tanggung jawab pemilik perusahaan. Sangat tidak fair jika pimpinan perusahaan yang bertindak, tetapi pemilik perusahaan yang harus bertanggung jawab.
Bagaimana jika perusahaan mencetak kerugian terus-menerus dan menerima gugatan dari para mitra kerjanya? Jika karyawan dan pimpinan perusahaan tidak dibebani tanggung jawab. maka tanggung jawab itu menjadi beban pemilik perusahaan. Apa yang terjadi jika Anda sebagai pemilik perusahaan, sudah dirugikan dan masih harus menerima gugatan para mitra kerja. sementara para karyawan dan pimpinan perusahaan bekerja seenaknya? Prinsip fairness menjadi tidak berlaku di sini.
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 5
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 4
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 2
Baca juga SOP Disusun Tanpa Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan – Bag. 1
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
