5.Ingatlah tujuan SOP Anda secara baik
Yang jelas adalah Anda memiliki prosedur dalam organisasi Anda yang selalu diulang-ulang. Tapi apakah ada alasan tertentu mengapa SOP tersebut berguna? Hanya sebagai bentuk kepatuhan? Apakah SOP tersebut digunakan untuk pelatihan atau keseharian? Berikut ini beberapa alasan mengapa SOP Anda penting untuk keberhasilan tim maupun organisasi:
Untuk memastikan standar kepatuhan terpenuhi.
Untuk memaksimalkan persyaratan produksi.
Untuk memastikan prosedur tidak berdampak buruk terhadap lingkungan.
Untuk memastikan keamanan.
Untuk memastikan semuanya berjalan sesuai jadwal.
Untuk mencegah kegagalan dalam manufaktur.
Untuk digunakan sebagai dokumen pelatihan. Jika Anda tahu hal apa yang harus ditekan dalam SOP tersebut, maka akan lebih menyusunnya dalam SOP yang Anda tulis.
6.Menulis SOP
SOP yang Anda tulis mesti dilengkapi dengan keterangan atau unsur yang sesuai. Misalnya, judul, nomor SOP, dan sebagainya. Seperti yang telah dijelaskan di atas. Untuk uraian prosedur, pastikan meliputi ruang lingkup, metode, definisi, peralatan dan perangkat, dan sebagainya.
7.Buat tulisan SOP tersebut singkat dan mudah dibaca
Kemungkinan besar pembaca SOP Anda tersebut tidak memilih membaca SOP untuk bersenang-senang. Anda harus membuatnya singkat dan jelas, jika tidak pihak pelaksana akan merasa SOP yang Anda buat ini berat dan susah dimengerti. Akibatnya, mereka cenderung akan mengabaikan, tidak membacanya secara saksama. Contoh buruk: “Pastikan bahwa Anda telah membersihkan semua debu dari mesin sebelum menggunakannya.” Sebaiknya diganti: “Bersihkan debu sebelum menggunakan mesin.” Tulis dalam kalimat perintah yang afirmatif.
8.Pisahkan kalimat narasi yang panjang tersebut dalam bentuk diagram atau bagan sehingga lebih mudah dimengerti
9.Pastikan setiap halaman SOP memiliki catatan/ke terangan kontrol
SOP yang Anda tulis kemungkinan besar adalah satu dari banyak SOP yang diterapkan dalam organisasi. SOP tersebut adalah bagian dari sistem referensi dan database yang dimiliki organisasi, untuk itu membutuhkan beberapa jenis kode agar mudah ditemukan. Itu pentingnya catatan kontrol. Setiap halaman SOP harus tertulis judul, nomor SOP, tanggal pembuatan, tanggal pengesahan, tanggal pemberlakuan, jumlah dan tanggal revisi, halaman keberapa dari sekian halaman, dan sebagainya. Hal tersebut untuk memudahkan pencatatan dalam database dan pencarian.
10.Memastikan keberhasilan dan keakuratan prosedur SOP
Menguji coba prosedur. Jika Anda tidak menguji prosedur tersebut, mungkin Anda belum menuliskannya secara baik. Cara lainnya, mintalah seseorang yang tidak terlalu tahu tentang proses prosedur untuk menggunakan SOP yang telah Anda tulis tersebut sebagai panduan. Apakah ada persoalan yang mereka temui selama mengerjakan proses prosedur tersebut? Jika ada, minta mereka menyebutkannya dan lakukan perbaikan yang diperlukan. Sangat baik untuk meminta sekelompok orang mengetes prosedur SOP. Orang-orang yang berbeda akan memiliki masalah atau pandangan berbeda pula, memungkinkan berbagai macam tanggapan. Jika Anda menginginkan SOP tersebut dapat diterapkan oleh siapa saja, pastikan mengetes prosedur SOP tersebut pada orang yang sebelumnya belum pernah melakukannya. Siapa pun yang punya pengalaman sebelumnya akan mengandalkan pengalaman dan pengetahuan sebelumnya untuk melakukannya, tidak berdasarkan panduan proses yang Anda buat.
11.Mintalah kepada orang yang benar-benar melaksanakan prosedur tersebut untuk menilainya
Karena pada akhirnya tidak terlalu penting apa yang atasan Anda pikirkan tentang SOP tersebut. Yang penting adalah mereka yang melaksanakan proses prosedur tersebut. Jadi, sebelum Anda menyerahkan hasil SOP yang telah Anda susun, coba Anda menunjukkannya kepada orang yang akan melaksanakan SOP tersebut. Bagaimana tanggapan mereka? Membiarkan pihak yang akan melaksanakan SOP tersebut untuk terlibat dan merasakan bahwa mereka bagian dari proses akan membuat lebih mungkin dan mudah untuk menerima SOP yang sedang Anda kerjakan. Mereka pastinya punya beberapa ide menarik yang bisa Anda jadikan pertimbangan.
12.Penilaian dari tim Quality Assurance Setelah Anda dan tim selesai menyusun SOP
mintalah kepada tim Quality Assurance untuk menilainya. Tim QA mungkin tidak banyak memberi masukan berkaitan isi SOP tersebut, tapi mereka akan memberi jika ada persyaratan tata cara penulisan (formatting) yang terlewat. Untuk memastikan bahwa SOP tersebut sudah sesuai dengan format protokol yang berlaku. Penilaian
tersebut dapat dituangkan dalam bentuk formulir. Berikut ini contoh formulir penilaian dokumen SOP.
13.Setelah menjalani uji lapangan dan dianggap me menuhi persyaratan dokumen tersebut ditetapkan sebagai dokumen definitif, tidak lagi berupa draft. Selanjutnya, adalah menyerahkan kepada pejabat berwenang untuk mengesahkan SOP tersebut.
14.Setelah SOP tersebut disetujui dan disahkan, me rancang rencana sosialisasi untuk segera meng implementasikan SOP tersebut. Pastikan SOP tersebut selalu diperbaharui (update).
D.Memulai Menerapkan Standard Operating Procedures (SOP)
Setelah SOP selesai disusun, disahkan, dan diberlakukan ke dalam organisasi, SOP tersebut harus diterapkan ke unit kerja atau individu yang terkait. Beberapa tahapan penerapan SOP dalam organisasi antara lain: menyusun rencana penerapan SOP, melakukan sosialisasi dan distribusi berkaitan SOP tersebut, pelatihan, dan evaluasi.
Keberhasilan pelaksanaan penerapan bergantung pada keberhasilan proses simulasi dan pengujian pada tahapan pengembangan SOP. Artinya, keberhasilan pada tahapan tersebut juga akan menjamin keberhasilan pada praktik senyatanya. Penerapan SOP juga membutuhkan sejumlah sarana dan prasarana, baik dalam bentuk penambahan inventaris maupun penambahan pegawai baru yang memiliki kompetensi sesuai kebutuhan prosedur yang distandarkan, serta sumber-sumber lain yang diperlukan bagi kelancaran penerapan SOP. Di sinilah dibutuhkan komitmen pihak manajemen untuk melaksanakan proses penerapan SOP Komitmen pihak manajemen terlihat dari sisi kesiapannya dalam mendukung upaya penerapan SOP tersebut.
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.1
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.3
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.4
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.5
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.6
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.7
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Arnina P,dkk,2016
