1.Perencanaan Penerapan SOP
Sebelum melaksanakan penerapan SOP ke seluruh bagian organisasi sangat penting untuk merancang rencana agar penerapan SOP berjalan secara efektif dan efisien. Rencana penerapan akan memberikan kesempatan setiap anggota organisasi yang berkepentingan untuk mempelajari dan memahami semua tugas, arahan, dan jadwal, serta kebutuhan sumber daya yang terkait.
Rencana penerapan dapat disusun oleh tim penyusun SOP bersama pihak manajemen. Keterlibatan tim penyusun dalam penyusunan rencana penerapan akan sangat membantu upaya proses penerapan, karena tim mengetahui beberapa hal, antara lain apa yang dibutuhkan dalam proses penerapan, bagaimana urutan penerapan jika pihak manajemen memandang perlu dilakukan penerapan secara bertahap, jumlah pegawai dan kompetensi yang dibutuhkan, setting kondisi yang dibutuhkan, dan lainnya.
Beberapa hal yang dijadikan pertimbangan dalam menyusun rencana penerapan SOP adalah sebagai berikut
a Jumlah SOP yang harus diterapkan atau besar perubahan yang terjadi pada SOP yang selama ini berlaku. Makin banyak SOP yang diterapkan, makin rumit proses penerapannya. Bila SOP yang harus diimplementasikan banyak, perlu ditetapkan SOP mana dulu yang harus diterapkan, di unit kerja sama saja SOP akan diterapkan, dan siapa yang jawab selama proses penerapan.
b.Urgensi SOP yang akan disosialisasikan. Kinerja organisasi yang sangat berkaitan dengan aturan perundang undangan. Jika ada perubahan dalam undang-undang yang menjadi landasan hukum, maka perlu ada perubahan SOP yang menyesuaikan dengan perubahan tersebut. Ada beberapa SOP yang harus segera disosialisasikan guna mematuhi aturan perundang-undangan agar organisasi patuh terhadap kebijakan tersebut.
c.Mempertimbangkan dampak apabila SOP yang diterapkan tidak diimplementasikan secara cepat, begitu pun sebaliknya. Perlu juga dipertimbangkan apakah SOP tersebut akan diterapkan secara serentak atau tidak.
d.Target penerapan. Dalam hal ini dapat berupa unit kerja atau pun individu mana yang terkena dampak penerapan SOP
e.Apa hal baru yang ada dalam SOP yang akan diimplementasikan. Apabila SOP tersebut merupakan bentuk revisi dari SOP sebelumnya, maka perlu diidentifikasi bagian mana yang berubah.
f Cara paling efektif dan efisien dalam menyebarkan informasi mengenai SOP tersebut dalam organisasi.Melakukan kajian terhadap metode yang pernah digunakan sebelumnya dalam menyosialisasikan SOP Metode yang pernah digunakan dan skala wilayah kerja organisasi menjadi pertimbangan penting.
g.Jumlah dan kompetensi sumber daya manusia dalam organisasi dalam mendukung penerapan SOP yang baru. Perlu dikaji apakah kemampuan anggota organisasi memenuhi kriteria sebagaimana yang dibutuhkan SOP. Upaya untuk memenuhi kriteria tersebut dapat dijalankan dengan melaksanakan pelatihan-pelatihan. Rencana rencana pelatihan harus disusun dengan materi-materi yang dirancang secara spesifik untuk keperluan ini.
h.Bila jumlah anggota kurang dari persyaratan untuk penerapan SOP baru layak dipertimbangkan untuk menambahnya dengan merencanakan proses rekrutmen tenaga kerja dengan kualifikasi tertentu. Rencana tersebut meliputi tenaga kerja yang dibutuhkan beserta kualifikasinya, proses rekrutmen, proses pelatihan sebelum memasuki bidang kerja, proses penempatan pada bidang kerja yang dibutuhkan.
i.Merencanakan cara memantau dan meningkatkan kinerja organisasi. Memastikan bahwa SOP dilaksanakan dengan baik. Caranya adalah membuat indikator sehingga dapat terlihat secara jelas apakah SOP yang diterapkan memberikan kontribusi pada peningkatan kinerja anggota organisasi, unit kerja, dan organisasi secara keseluruhan.
Rencana tindakan yang diambil dengan mempertimbangkan sejumlah poin di atas sangat menentukan bentuk strategi penerapan SOP yang akan disusun. Penerapan SOP bisa didiskusikan terlebih dahulu agar tidak menimbulkan gejolak resistensi yang cukup besar, dikarenakan berbagai perubahan yang timbul dalam pengembangan/perubahan SOP yang baru.
Ada dua keuntungan yang dapat diraih dari diskusi ini. Pertama, tumbuhnya komitmen semua pihak yang terkait dalam penerapannya. Kedua, kemungkinan terjadinya kesalahan persepsi dapat diminimalkan. Perencanaan akan sangat bermanfaat jika dibuat sangat terinci, sehingga menjadi panduan dalam penerapannya.
Pendekatan yang dilakukan akan bervariasi mulai dari pengumuman sederhana dalam rapat-rapat sehari hari terhadap semua pelaksana dalam perusahaan hingga pelatihan on the job training yang dikhususkan pada beberapa pelaksana tertentu, atau bahkan pengajaran secara formal untuk seisi perusahaan. Semuanya kembali pada tujuan dan ruang lingkup SOP yang dikembangkan itu sendiri serta kemampuan perusahaan dalam melaksanakannya.
2.Sosialisasi
Langkah selanjutnya dari proses penerapan setelah penyusunan rencana penerapan adalah proses sosialisasi informasi perubahan. Hal pertama yang harus dilakukan adalah memastikan bahwa semua pelaksana sadar akan adanya perubahan dalam prosedur yang biasa dilakukan. Sosialisasi dilakukan untuk menghindari perbedaan interpretasi dalam melaksanakan SOP, mencegah unit kerja terkait saling melempar tanggung jawab. Sosialisasi tersebut tidak hanya dilakukan dalam lingkup internal organisasi, namun juga kepada pihak-pihak lain di luar perusahaan yang secara langsung atau tidak langsung terkait dengan berbagai perubahan yang terjadi. Mereka juga harus mendapatkan informasi yang sejelas jelasnya.
Karena SOP memiliki implikasi hukum dan operasional, maka sosialisasi dilakukan secara formal dan tertulis dengan membuat pemberitahuan tertulis tentang pemberlakuan SOP tersebut. Surat pemberitahuan tersebut dikirim kepada unit kerja maupun pihak luar yang terkait dengan SOP
Surat pemberitahuan ini biasanya berupa Surat Keputusan yang berisikan latar belakang penerapan SOP, maksud dan tujuan penerapan SOP, tanggal SOP tersebut mulai berlaku, unit kerja yang bertanggung jawab, pelaksana atau bagian yang terkena perubahan, rencana dan jadwal penerapan, serta orang yang dapat dihubungi bila ada pertanyaan mengenai SOP tersebut, dan sebagainya. Hal penting dalam proses sosialisasi adalah memastikan rentang waktu yang diberikan cukup untuk menyesuaikan diri dan melaksanakan penerapan SOP Sosialisasi yang diberikan kepada pihak luar dilakukan untuk dokumen-dokumen terkait.
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.1
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.2
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.4
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.5
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.6
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.7
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Arnina P,dkk,2016
