Proses pemberitahuan dapat juga dilakukan melalui sosialisasi. Sosialisasi biasanya dirancang sebagai langkah awal untuk memperkenalkan SOP sebelum langkah-langkah teknis penerapan pada kelompok yang lebih kecil akan diterapkan.
Cara lain untuk melakukan sosialisasi adalah melalui komunikasi visual, contohnya poster, banner, yang dipasang di tempat-tempat yang mudah dilihat dan di dekat objek operasional.
3.Distribusi
Langkah selanjutnya yang harus dipertimbangkan dalam rencana penerapan SOP adalah distribusi. Salinan dokumen SOP harus tersedia di unit kerja yang terlibat dalam pelaksanaan SOP Setiap unit kerja tersebut harus dapat mengakses dokumen SOP, baik dalam bentuk salinan fisik (hardcopy) maupun soft copy. Jika pelaksana tidak memiliki akses terhadap SOP yang baru dikembangkan, maka SOP tidak dapat diterapkan dengan baik. Mereka juga tidak dapat dianggap bertanggung jawab jika terdapat kesalahan prosedur. Oleh karenanya, SOP senantiasa harus dapat diakses.
Pihak perusahaan juga sebaiknya menyediakan sebuah master copy dari dokumen.
SOP yang bisa diakses semua orang dari satu unit kerja yang sama. Master copy ini harus senantiasa dimutakhirkan dan dijaga rapi, serta diletakkan di sebuah tempat yang dapat diakses semua orang. Jika teknologi memungkinkan, organisasi dapat memasukkan informasi tersebut ke dalam sistem komputer.
Ukuran, letak geografis, sumber daya, dan keinginan organisasi sangat mempengaruhi metode pendistribusian SOP Pada organisasi dengan wilayah kerja yang sangat luas perlu cara tersendiri dalam distribusi dokumen SOP, misalnya menggunakan pendekatan teknologi informasi yang lebih efisien. Sedangkan, untuk perusahaan kecil, penggunaan distribusi dengan memberikan salinan dari informasi dirasakan lebih efektif.
4.Pelatihan Pemahaman SOP
Penerapan SOP yang efektif terkadang mem butuhkan pelatihan. Tergantung dengan kebutuhan dan waktu yang ada, pelatihan bisa berbentuk formal atau informal, dilaksanakan dalam kelas atau pada pelaksanaan tugas sehari-hari. Pelatihan tersebut mempertimbangkan beban pekerjaan, waktu, biaya, dan efektivitas pelaksanaan pelatihan tersebut.
Program pelatihan yang dirancang harus dapat memenuhi prinsip-prinsip pendidikan orang dewasa, dengan mempertimbangkan empat komponen utama, yaitu motivasi, alih informasi, kesempatan untuk melatih keterampilan baru, dan peningkatan kemampuan.
Pemberian pelatihan dimulai dengan penilaian kebutuhan, penyusunan materi, pemilihan peserta, pemilihan instruktur, serta penjadwalan dan peng administrasian pelatihan.
a.Penilaian Kebutuhan Pelatihan
Proses ini akan menghasilkan informasi mengenai pelatihan-pelatihan yang harus dilaksanakan agar SOP dapat diterapkan dengan baik. Penilaian kebutuhan pelatihan dapat dilakukan melalui pembandingan antara kompetensi yang dibutuhkan oleh SOP dengan kompetensi yang dimiliki para pelaksana SOP Dengan demikian, maka dapat diidentifikasi:
1) materi-materi yang akan diberikan dalam setiap pelatihan-pelatihan yang akan diberikan;
2) siapa peserta yang akan mengikuti setiap pelatihan;
3) siapa yang paling tepat untuk memberikan materi-materi pelatihan,
4) metode pelatihan apa yang paling tepat untuk diberikan;
5) sekuensi pelatihan-pelatihan yang akan diberikan; dan
6) waktu yang diperlukan untuk setiap pelatihan.
b.Materi Pelatihan
Pelatihan harus dapat memperjelas isi dan tujuan SOP yang dikembangkan. Isi teknis pelatihan sangat bervariasi sesuai dengan kebutuhan SOP dan tugas masing-masing pelaksana. Pengajar harus mampu menjelaskan tujuan dan latar belakang pengembangan SOP tersebut. Para peserta diharapkan tidak hanya mampu bekerja sesuai SOP, namun juga mampu memahami mengapa SOP itu dikembangkan.
Perlu diingat bahwa SOP adalah pedoman perusahaan dalam melaksanakan tugas dengan keterampilan-keterampilan khusus yang juga berkaitan dengan berbagai teori. Dikutip dari Buku Praktis Bikin Standard Operating Procedure Segala Macam Bisnis, materi-materi yang diberikan pada setiap pelatihan yang diidentifikasi, tergantung pada hasil evaluasi terhadap para pelaksana. Jika pemahaman para pelaksana tidak terlalu jauh dengan kompetensi yang diperlukan dalam menjalankan SOP, maka materi materi pelatihan pun tentunya hanya meliputi sedikit aspek yang belum dikuasai oleh para pelaksana, begitu juga sebaliknya. Jika SOP merupakan bentuk penyempurnaan dari SOP yang telah ada sebelumnya maka materi-materi yang diberikan meliputi aspek yang disempurnakan, yang cukup diberikan dalam bentuk pelatihan kecil. Namun, jika SOP yang akan diterapkan merupakan SOP baru, maka materi yang diberikan meliputi banyak aspek yang mungkin diberikan dalam waktu lebih panjang.
c.Pemilihan Peserta Pelatihan
Penentuan siapa yang dilatih tergantung dengan bentuk dan ruang lingkup SOP itu sendiri. Tentunya, pelaksana yang terkait dengan perubahan/pembentukan SOP baru akan menjadi peserta pelatihan. Namun, hal-hal lain perlu juga dipertimbangkan adalah tingkat tanggung jawab pelaksana dalam perusahaan dengan SOP baru. Tingkat pengetahuan awal dari pelaksana itu sendiri juga menjadi pertimbangan.
d.Pemilihan Instruktur
Instruktur dalam pelatihan haruslah seseorang yang menguasai secara mendalam mengenai SOP yang akan diterapkan, karena pada dasamya peserta merupakan para pelaksana yang juga sangat mengetahui mengenai substansi prosedur prosedur dalam organisasi. Instruktur yang cocok untuk memberikan pelatihan adalah orang yang sejak awal terlibat dalam penyusunan SOP Orang tersebut menguasai secara mendalam SOP vang akan diterapkan. Dalam hal ini, instruktur dapat kepala divisi atau seorang manajer.
e.Metode Pelatihan
Metode pelatihan sangat tergantung dengan jenis pelatihan yang akan dilakukan. Sebagai contoh, pelatihan in-class banyak memberikan kesempatan untuk berdiskusi, maka interaksi peserta sangat sesuai untuk melatih pengetahuan dan kemampuan peserta.Sedangkan, SOP yang lebih banyak membutuhkan kerja sama tim akan lebih baik dilaksanakan dalam pelatihan out-class yang berupa praktik di lapangan. Metode pelatihan juga harus disesuaikan dengan kebutuhan dan sumber daya yang ada.
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.1
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.2
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.3
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.5
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.6
Baca Juga Kiat Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.7
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Arnina P,dkk,2016
