Pada bab ini, kita akan mencoba untuk menyusun sebuah SOP. Setelah mengetahui tujuan, manfaat, format, tipe, dan sitematika penulisan SOP-pada bab sebelumnya; langkah selanjutnya adalah melakukan eksekusi (praktik). Eksekusi di sini memiliki empat tahapan yang di dalamnya perlu dilakukan step by step, agar SOP yang dihasilkan pun rapi. Sebenarnya, prosedur penyusunan SOP merupakan sebuah siklus. Mengapa demikian? Sebab, prosesnya berbentuk circle, atau memutar seperti roda; yaitu dimulai dari penilaian kebutuhan SOP (SOP need assessment), pengembangan SOP (SOP development), penerapan SOP (SOP implementation), hingga monitoring dan evaluasi SOP (SOP monitoring and evaluation). Apabila hasil evaluasi perlu dilakukan penyempurnaan, ataupun pembuatan SOP yang baru, prosesnya harus dimulai kembali dari tahapan pertama, yaitu penilaian kebutuhan SOP.
A. SOP Need Assessment
Langkah pertama adalah menentukan apa saja yang dibutuhkan dalam SOP. Proses ini lebih dikenal dengan sebutan penilaian kebutuhan, atau SOP need assessment. Sesungguhnya SOP penilaian kebutuhan merupakan proses awal dalam penyusunan SOP-yang bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun. Namun bagi perusahaan yang sudah memiliki SOP, tahapan ini hanya bertujuan untuk melihat kembali-apakah SOP yang sudah ada perlu dilakukan perbaikan atau perubahan-perubahan-yang diperlukan sesuai dengan kondisi sekarang.
Sedangkan, bagi perusahaan yang sama sekali belum memiliki SOP, maka proses tersebut sangat penting digunakan untuk mengidentifikasi-secara saksama-mengenai apa saja prosedur yang harus dicantumkan dalam SOP. Secara umum, ada beberapa tahapan dalam melakukan penilaian kebutuhan dalam SOP:
1.Tujuan penilaian kebutuhan
Penilaian kebutuhan SOP bertujuan untuk mengetahui; apa saja kebutuhan suatu organisasi, Apabila masih terdapat beberapa kebutuhan yang harus dikembangkan, penilaian kebutuhan tersebut akan sangat bermanfaat untuk menentukan ruang lingkup, jenis, dan jumlah SOP yang dibutuhkan. Ruang lingkup berkaitan dengan manakah pekerjaan-yang prosedur operasionalnya-akan menjadi target untuk distandarkan. Sedangkan jenis berkaitan dengan tipe dan format SOP yang sesuai untuk diterapkan. Jumlah berkaitan dengan seberapa banyak SOP yang akan dibuat sesuai dengan tingkatan urgensinya.
2.Aspek yang memengaruhi penilaian kebutuhan
Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan ketika melakukan penilaian kebutuhan, yaitu
a.Lingkungan operasional
Lingkungan organisasi tergantung pada seberapa besar suatu organisasi tersebut tumbuh. Semakin besar organisasi otomatis semakin luas ruang lingkup penilaian kebutuhan, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Adapun faktor-faktor internal yang mungkin muncul, antara lain: struktur organisasi, tugas dan fungsi yang diemban, jumlah SDM,sarana dan prasarana yang dibutuhkan, dan jenis layanan yang akan dilaksanakan. Sedangkan faktor faktor eksternal, meliputi: tuntutan dan keinginan pengguna layanan, hubungan antarorganisasi dengan berbagai pihak-baik dalam maupun luar negeri, serta berbagai bentuk jaringan kerja.
b.Peraturan perundang-undangan
Secara tidak langsung, undang-undang yang berlaku di sebuah negara juga dipengaruhi oleh penyusunan SOP; mulai dari undang-undang. dan turunannya; sampai kepada peraturan atau keputusan menteri.
c.Kebutuhan organisasi dan stakeholder terkait
Penilaian kebutuhan organisasi dan stakeholder, berkaitan erat dengan skala prioritas terhadap prosedur-prosedur-yang harus distandarkan, karena perubahan struktur organisasi, tugas dan fungsi, serta desakan stakeholder yang menginginkan perubahan kualitas layanan. SOP juga harus berubah; karena terjadi perubahan-perubahan pada sarana dan prasarana serta perkembangan teknologi informasi.
3.Langkah-langkah penilaian kebutuhan
a.Menciptakan komitmen pimpinan
Penyusunan SOP memerlukan komitmen yang kuat dari semua unsur pimpinan organisasi, memiliki ketegasan, mau menerima dan melakukan perubahan. Pimpinan sebagai agen perubahan (agent of change) yang akan menjadi panutan bagi seluruh pegawai yang menjadi bawahannya. Komitmen tersebut sangat penting bagi kelancaran dan keberhasilan penyusunan. Komitmen mulai dari penyediaan berbagai sumber daya yang dibutuhkan (personil, waktu, tempat pertemuan, dan lain-lain)
b.Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan
Pelaksanaan penilaian kebutuhan yang menyeluruh-dapat menjadi sebuah proses yang cukup padat dan memakan waktu yang relatif lama. Oleh karena itu, perlu disusun sebuah rencana dan target yang jelas, serta pembagian tugas: siapa, dan akan melakukan apa. Oleh karena itu, membuat rencana tindak’ akan sangat membantu-dalam menjaga komitmen kerja, menunjukkan akuntabilitas kerja, serta membantu untuk fokus pada apa yang ingin dicapai dari proses ini. Langkah melakukan penilaian kebutuhan meliputi:
Satuan organisasi atau satuan kerja-yang telah memiliki SOP; harus dilakukan penyempurnaan secara berkesinambungan, dimulai dari:
- Melihat kembali informasi yang diperoleh dari hasil evaluasi; terutama terhadap hal yang tidak relevan dari SOP tersebut.
- Melakukan identifikasi terhadap kegiatan yang belum tercakup SOP; baik karena perubahan struktur maupun terlewatkan tanpa sengaja.
Satuan organisasi atau satuan kerja yang belum memiliki SOP; penilaian kebutuhan dimulai dengan:
- Mempelajari aspek lingkungan operasional, peraturan perundang-undangan, petunjuk teknis, maupun dokumen-dokumen internal organisasi yang memberikan pengaruh terhadap proses organisasi.
- Proses akan menghasilkan kebutuhan sementara; mengenai SOP apa yang perlu dibuat.
C.Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan
Berdasarkan hasil penitalan di atas, dibuat daftar SOP yang akan disusun; maupun yang akan disempurnakan, dengan memerhatikan:
- Dampak yang akan terjadi, baik secara internal maupun eksternal; apabila SOP ini dikembangkan dan diimplementasikan.
- Keterkaitannya dengan tugas dan fungsi.
- Keterkaitannya dengan peraturan perundang undangan.
- Keterkaitannya dengan pelayanan kepada masyarakat atau stakeholder, dan keterkaitannya dengan prosedur lainnya.
Melakukan analisis terhadap SOP yang telah ada; berdasarkan daftar yang dikembangkan dalam tahapan opsi d. Tahapan yang lebih mendalam dilakukan dengan melihat kembali pada setiap SOP yang ada; dan mengidentifikasi bagian-bagian mana saja yang perlu dikembangkan, direvisi, diganti, atau dihilangkan. SOP yang berkaitan dengan hukum dan perundangan harus memiliki prioritas yang tinggi untuk dikembangkan.
Baca Juga Langkah-Langkah menyusun SOP – Bag. 2
Baca Juga Langkah-Langkah menyusun SOP – Bag. 3
Baca Juga Langkah-Langkah menyusun SOP – Bag. 4
Baca Juga Langkah-Langkah menyusun SOP – Bag. 5
Baca Juga Langkah-Langkah menyusun SOP – Bag. 6
Sumber Langkah-Langkah menyusun SOP Fajar Nur'aini D.F, M.psi,2020
