Walaupun SOP telah disahkan oleh pimpinan, SOP masih harus ditinjau secara terus-menerus. Sehingga, perusahaan akan memperoleh SOP yang benar-benar efisien dan efektif. Hal-hal yang harus diperhatikan agar SOP yang telah disusun dapat lebih bermanfaat dalam rangka peningkatan pada pengguna jasa adalah sebagai berikut:
a.Standar mutu output
SOP yang telah disusun, perlu dilengkapi dengan standar-standar mutu; baik yang dilihat dari sisi output yang dihasilkan, waktu penyelesaian, kelengkapan, ketepatan, serta kesesuaiannya dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan kriteria lainnya. Untuk setiap aktivitas yang dimuat dalam SOP, pemuatan standar-standar mutu ini sangat penting, mengingat setiap prosedur harus memiliki kepastian dalam penyelesaian output apabila dilibat dari berbagai kriteria sebagaimana apabila dilihat dari berbagai kriteria sebagaimana disebutkan di atas.
b.Standar sarana dan prasarana
SOP yang telah disusun juga harus dilengkapi dengan standar sarana dan prasarana. Sebab, ini akan digunakan dalam melaksanakan prosedur-prosedur yang distandarkan. Jika ternyata prosedur-prosedur yang telah distandarkan tidak didukung dengan sarana dan prasarana yang memenuhi persyaratan, konsistensi prosedur tersebut akan terganggu, dan secara keseluruhan akan mengganggu proses pelayanan.
- SOP Implementation
Penerapan SOP-dalam praktik penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi-merupakan langkah selanjutnya dari siklus SOP; setelah pengembangan SOP yang menghasilkan rumusan SOP-yang secara formal ditetapkan oleh pimpinan. organisasi. Proses penerapan SOP harus dapat memastikan bahwa akan tercapai tujuan-tujuan berikut:
- Setiap pelaksana harus mengetahui SOP yang baru atau yang telah diubah, dan harus mengetahui alasan
- perubahannya. Salinan atau fotokopi SOP dicobarluaskan secual dengankebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna potensial
- Setiap pelaksana harus mengetahui perannya sesuai SOP; dan dapat menggunakan semua pengetahuan serta kemampuan yang dimiliki-untuk menerapkan SOP secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP).
- Terdapat sebuah mekanisme untuk memonitor (memantau) kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP
- SOP Monitoring and Evaluation
Setelah SOP berjalan-dalam sebuah organisasi-yang harus dilakukan selanjutnya adalah melakukan pantauan, apakah SOP tersebut berjalan dengan baik atau tidak. Segala pelaksanaan SOP harus secara terus-menerus dipantau secara detail. Sehingga, proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Apabila dalam pelaksanaannya terdapat beberapa hal yang berjalan tidak sesuai dengan harapan; masukan dari para pelaksana, dapat dijadikan masukan sebagai bahan evalusi. Masukan-masukan (kritik atau saran)-dalam setiap upaya monitoring, akan menjadi bahan yang berharga-dalam evaluasi. Sehingga, penyempurnaan-penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan dengan cepat-sesuai dengan kebutuhan.
1.Monitoring
Tahapan pertama yang dilakukan sebelum evaluasi adalah melakukan monitoring. Pada umumnya, tujuan dilakukannya monitoring adalah untuk memelihara dan melakukan audit pelaksanaan dan penerapaan SOP dalam jangka waktu tertentu. Oleh sebab itu, sebelumnya perlu dilakukan penentuan target; baik dalam jangka waktu menengah ataupun jangka waktu panjang-untuk melakukan monitoring.
2.Siapa yang melakukan monitoring?
Pertanyaan yang sering muncul adalah siapa yang memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan atau monitoring? Tidak hanya bagi semua tim penyusun SOP-yang memiliki wewenang untuk melakukan monitoring, namun pimpinan juga memiliki wewenang yang sama untuk melakukan pengawasan untuk SOP yang telah diterapkan. Namun dalam hal ini, pemimpin biasanya telah memberikan kepercayaannya kepada tim khusus; sehingga proses monitoring telah diberikan kepada tim tersebut. Sebagai pihak yang mengetahui latar belakang dan berbagai komponen-yang menjadi pelengkap penyusunan SOP-tim tersebut lebih memiliki kompetensi untuk melihat; apakah SOP yang diterapkan telah sesuai dengan tujuan ataukah belum?
Sedangkan bagi seorang manajer, jauh lebih mudah untuk melakukan monitoring karena mereka memiliki anak buah-yang dapat mempermudah dalam melakukan monitoring Sebagai contoh, Anda sebagai manajer pemasaran di salah satu perusahaan finance. Anda dapat melihat apakah SOP yang baru saja diterapkan telah dapat dilaksanakan dengan baik dan memiliki dampak yang sesuai-dengan tujuan didirikannya SOP ataukah belum. Anggaplah Anda memiliki tujuan untuk melakukan monitoring-dalam jangka waktu tiga bulan sekali. Meskipun Anda melakukan monitoring dalam jangka waktu tiga bulan, Anda dapat mencicilnya dengan menggunakan laporan rutin yang diberikan supervisor kepada Anda.
Laporan rutin yang diberikan supervisor marketing kepada Anda, dapat Anda jadikan bahan monitoring tiga bulan kemudian. Ketika bulan ketiga, Anda dapat membentuk forum khusus untuk bersama-sama melakukan monitoring. Namun perlu diperhatikan, forum yang dibentuk harus memiliki tujuan yang tegas, yaitu melakukan evaluasi terhadap SOP “x, misalnya. Dalam forum tersebut, Anda jelaskan terlebih dahulu latar belakang dibuatnya SOP-agar setiap anggota memahami tujuan dari SOP tersebut, sehingga kinerja yang dihasilkan dapat sesuai dengan target organisasi.
3.Tahapan monitoring
Secara umum, terdapat tahapan yang dapat dilakukan dalam melaksanakan proses monitoring, yaitu
a.Observasi langsung di lapangan
Tahapan pertama yang biasa dilakukan dalam proses monitoring adalah melakukan observasi. Observasi dalam hal ini tidak hanya melihat bagaimana karyawan melakukan pekerjaannya. Lebih dari itu, Anda benar-benar harus mengamati, apakah semua karyawan telah bekerja sesuai dengan SOP yang diterapkan. Misalnya, Anda dapat melihat, apakah customer service telah memberikan pelayanan terbaik kepada para konsumen. Anda dapat memerhatikan; bagaimana cara customer service ketika menerima konsumen yang akan komplain.
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 1
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 2
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 4
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 5
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 6
Sumber Langkah - Langkah Menyusun SOP Fajar Nur'aini D.F, M.psi,2020
