Ada beberapa jenis evaluasi yang dapat dilakukan, misalnya evaluasi kepatuhan atau kedisiplinan. Evaluasi yang dilakukan berfokus pada SOP yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Kita tidak lagi berfokus pada aktivitas kerja karyawan; namun melihat bagaimana kinerja karyawan dengan SOP yang ada: apakah SOP tersebut dapat meningkatkan kinerja karyawan, atau justru sebaliknya. Oleh sebab itu, perlu adanya evaluasi yang bersifat berkelanjutan, sehingga hasil evaluasi yang dilakukan tentu lebih optimal.
Evaluasi dilakukan tidak hanya memberikan penilaian terhadap suatu SOP yang disasar. Namun lebih dari itu, evalusi harus menghasilkan data yang sistematis, independen, dan terdokumentasi.
Berapa jangka waktu terbaik melakukan evaluasi?
Beberapa perusahaan besar, banyak melakukan evaluasi dengan jangka waktu tiga bulan sekali. Jangka tersebut tidak hanya dibuat berdasarkan perkiraan saja. Dalam jangka waktu tiga bulan, seorang karyawan diharapkan telah dapat menyesuaikan dengan peraturan atau prosedur kerja yang ada. Kurang dari tiga bulan, bisa saja-mereka masih beradaptasi untuk mengubah kebiasaan kerja yang lama (yang telah lalu)-menjadi kebiasaan yang baru. Sedangkan, apabila dilakukan evaluasi dalam jangka waktu yang lebih lama; satu tahun misalnya, ditakutkan apabila akan dilakukan perubahan atau perbaikan SOP-justru membuat karyawan malas karena telah terbiasa dengan SOP yang lama. Sedangkan tiga bulan, merupakan waktu yang cukup untuk melihat kinerja dan perkembangan produktivitas karyawan.
Perhatikan hal-hal ini sebelum melakukan evaluasi!
Secara umum, ada beberapa hal yang harus diperhatikan-sebelum melakukan evaluasi. Beberapa hal tersebut, yaitu
•Etika profesionalisme
Dalam melakukan evaluasi, Anda perlu memerhatikan etika atau norma yang ada dalam sebuah perusahaan. Anda perlu memerhatikan posisi Anda sebagai apa, dan membatasi tindakan sesuai wewenang Anda. Anda perlu menyadari bahwa yang perlu Anda perhatikan dari evaluasi adalah integritas dan kinerja karyawan-terutama dalam praktiknya terhadap SOP yang ditetapkan.
•Evaluasi yang bersifat independen, tidak berpihak, dan objektif
Terkadang hal ini sulit dilakukan, apabila tim auditor atau evaluator merupakan orang lama-yang bekerja dalam perusahaan tertentu. Karena yang perlu dilakukan adalah bersifat objektif dan profesional dalam melakukan evaluasi. Anda perlu membuang jauh-jauh rasa tidak suka terhadap seorang karyawan. Inilah alasan mengapa banyak perusahaan mengundang tim audit eksternal; hal ini dikarenakan dinilai lebih objektif.
•Informasi yang diperoleh dari karyawan untuk dievaluasi harus benar dan jujur
Informasi yang benar dapat dikumpulkan, apabila dari awal pengumpulan data; Anda telah melakukannya dengan cara yang benar pula. Anda perlu melakukan wawancara dengan karyawan pelaksana terkait, bukan orang lain di luar SOP yang ingin dievaluasi. Sebagai contoh: Anda ingin melihat apakah SOP rekrutmen yang ditetapkan telah dijalankan dengan baik oleh divisi personalia. Anda harus mewawancarai orang yang terlibat dengan proses rekrutmen, bukan seorang personalia yang bertugas mengurus payroll. Setelah data dan informasi terkumpul, barulah kita melakukan evaluasi sesuai dengan data yang ada-atau data yang diperoleh di lapangan.
•Disesuaikan dengan alur kerja karyawan
Setiap karyawan memiliki alur kerja masing-masing: ada yang bekerja di luar kantor, dan ada yang “berdiam diri” di dalam kantor. Anda perlu menyesuaikan SOP mana yang akan Anda evaluasi, dan jadwal kerja masing masing karyawan. Apabila ingin melakukan wawancara, Anda perlu membuat janji dengan karyawan yang bersangkutan; agar mereka dapat mempersiapkan diri, sehingga pekerjaan mereka tidak terbengkalai. Agar menyingkat waktu, Anda dapat menyiapkan daftar pertanyaan-agar saat evaluasi tersampaikan secara runtut.
•Memiliki data dan bukti yang kuat untuk menunjang evaluasi
Salah satu senjata dari proses evaluasi adalah data dan bukti di lapangan. Sebagai contoh untuk melihat; apakah divisi distribusi telah menggunakan SOP dengan baik atau belum; kita dapat mengumpulkan data berupa surat-surat keluar-masuknya barang, catatan gudang, dan catatan lain-terkait proses disribusi. Apabila ada indikasi adanya pelanggaran, kita dapat menggunakan bukti rekaman CCTV untuk memperkuat argumen kita; sehingga dari evaluasi, akan dilakukan perbaikan SOP.
f.Tahapan evaluasi
Observasi
Observasi ini dapat dilakukan bersamaan dengan dilakukannya monitoring. Sebab pada dasarnya, tahapan dilakukannya evaluasi adalah dimulai dengan monitoring terlebih dahulu, Evaluator atau auditor perlu menentukan bagian atau divisi mana saja yang akan dievaluasi. Observasi tidak hanya dapat dilakukan dengan melihat langsung kerja karyawan di lapangan, namun juga dapat dilakukan dengan mengumpulkan data berupa dokumen yang dapat mendukung proses evaluasi.
Wawancara
Sama halnya dengan wawancara dalam monitoring, wawancara dalam tahap evaluasi dapat dilakukan dengan cara yang sama. Anda dapat melakukan wawancara dengan karyawan pelaksana langsung-untuk menanyakan bagaimana respon mereka terhadap SOP Ada beberapa daftar pertanyaan yang dapat anda gunakan untuk melihat apakah SOP yang diterapkan efisien, ataukah belum:
4. Analisis
Berdasarkan data yang terkumpul melalui observasi dan wawancara, kita dapat melakukan analisis terkait dengan hasil yang telah diperoleh. Semua data yang diperoleh ketika evaluasi dapat kita jadikan acuan untuk menentukan langkah apa yang akan kita lakukan terhadap penerapan SOP yang ada. Apakah kita akan melakukan perbaikan, pengurangan, penambahan, ataupun pembaharuan secara keseluruhan tergantung pada hasil analisis kita. Semua hasil analisis sangat penting untuk dilaporkan kepada pimpinan terkait, karena keputusan ada di tangan pimpinan. Sehingga, kita perlu mengajukan hasil analisis tersebut agar memperoleh keputusan yang terbaik.
5.Laporan hasil analisis
Banyak orang mengira bahwa evaluasi dibuat untuk melihat oknum-oknum mana saja yang melakukan kesalahan atau pelanggaran. Namun sesungguhnya evaluasi ini dilakukan untuk mencari fakta yang dijadikan landasan dalam melakukan perubahan sistem kerja. Perombakan SOP dan perbaikan di berbagai sisi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Oleh sebab itu, sebaiknya evaluasi tidak berangkat dari isu namun berdasarkan pada fakta yang ada.
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 1
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 2
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 3
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 4
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 6
Sumber
Panduan Lengkap Menyusun SOP & KPI
Fajar Nur’aini D.F, M.psi,2020
