Anda dapat pula memerhatikan apakah customer service tersebut menunjukkan sikap yang sesuai dengan SOP penerimaan konsumen (misalnya: senyum, sapa, salam). Selain itu, Anda juga dapat memerhatikan bagaimana customer service memberikan respons terhadap komplain atau saran yang diberikan pada perusahaan. Apabila dalam proses penerimaan konsumen, customer service melakukan kesalahan prosedur, Anda dapat mencatatnya, sebagai bahan untuk dilakukan evaluasi selanjutnya.
Anda memperoleh dua manfaat dari proses observasi ini. Pertama, Anda akan mengetahui secara pasti bagaimana persoalan yang terjadi di lapangan; sehingga akan lebih mudah memberikan respons terhadap kemungkinan terjadinya masalah-terkait masalah tersebut. Kedua, Anda akan memahami apakah Sop yang diterapkan benar-benar telah sesuai dengan kondisi lapangan, dan dapat diterapkan dengan baik-atau perlu dilakukan revisi atau pembaruan.
b.Wawancara dengan karyawan pelaksana
Wawancara langsung dengan pelaksana dari SOP yang terkait-tentu mempermudah proses monitoring atau pengawasan. Anda dapat langsung memanggil karyawan yang bersangkutan, lalu menanyakan terkait pelaksanaan SOP sehari-hari. Anda dapat menanyakan; apakah SOP yang diterapkan cukup membantu meringankan pekerjaan karyawan tersebut; atau tidak. Meringankan dalam hal ini, bukan berarti meringankan target kerja mereka; namun meringankan dari sisi waktu dan tenaga untuk mencapai target-yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
Wawancara tidak harus Anda lakukan di meja kantor dengan duduk saling berhadapan, sehingga memunculkan kesan tegang. Anda dapat melakukan wawancara dengan santai, ya bisa disebut sekadar berdialog dengan karyawan pelaksana tersebut. Sebagai contoh, ketika Anda sedang memonitor karyawan di departemen produksi. Anda dapat melihat langsung; bagaimana kerja mereka dan menanyakan berbagai hal terkait SOP yang telah diterapkan. Pertanyaan yang pertama yang harus ditanyakan adalah apakah mereka memahami adanya SOP tersebut? Tanyakan bagaimana detailnya? Setelah itu, tanyakan bagaimana tanggapan mereka terkait SOP tersebut? Tanyakan pula; apakah mereka memperoleh pengarahan mengenai SOP tersebut secara rutin?
C.Memeriksa dokumen
Monitoring yang selanjutnya dapat dilakukan dengan memeriksa dokumen-dokumen yang berkenaan dengan SOP yang sedang ingin diamati. Sebagai contoh, misalnya Anda sedang melihat; bagaimana divisi distribusi melakukan proses pengiriman dan penerimaan barang. Anda dapat memeriksa; bagaimana bagian distribusi mencatat seluruh barang yang keluar masuk dari gudang.
penerimaan yang lain. Jangan sampai bukti penerimaan tersebut justru dimasukkan bersamaan dengan bukti pengiriman barang. Kesalahan kecil tersebut tidak bisa dibiarkan; karena apabila dibiarkan, mungkin akan muncul masalah besar akibat kesalahan pengumpulan bukti transaksi pada kemudian hari.
Selain itu, ada salah satu posisi yang akan membantu kita dalam melakuka monitoring SOP, yaitu tim audit. Kita dapat menggunakan data yang diperoleh tim audit-untuk melihat; apakah terjadi kesenjangan atau kecurigaan-berkenaan dengan keuangan perusahaan. Apabila terjadi kekeliruan, kita dapat segera melakukan investigasi-berkenaan dengan perbedaan alokasi dana-yang mungkin akan terkuak oleh tim audit. Apabila kita telusur lebih jauh, maka kita akan menemukan prosedur mana yang dilanggar, dan mencari sebab-sebab. mengapa sop yang ada dilanggar, sehingga kita dapat melakukan perubahan berkenaan dengan SOP yang ditetapkan pada saat itu.
d.Contoh draf monitoring
Berikut adalah contoh draf monitoring yang dapat diterapkan untuk melakukan monitoring pada perusahaan skala menengah ke bawah. Untuk pelaksanaannya, dapat dimodifikasi sesuai dengan SOP di masing-masing perusahaan.
melihat langsung; bagaimana kerja mereka dan menanyakan berbagai hal terkait SOP yang telah diterapkan. Pertanyaan yang pertama yang harus ditanyakan adalah apakah mereka memahami adanya SOP tersebut? Tanyakan bagaimana detailnya? Setelah itu, tanyakan bagaimana tanggapan mereka terkait SOP tersebut? Tanyakan pula; apakah mereka memperoleh pengarahan mengenai SOP tersebut secara rutin?
Draf monitoring tersebut dapat digunakan di semua SOP di semua divisi. Anda hanya perlu menyesuaikan dengan jenis usaha yang ada pada perushaan tersebut. Kemudian, hasil draf monitoring tersebut dapat Anda gunakan sebagai landasan dalam melakukan tahap selanjutnya, yakni evaluasi. Sebaiknya, evaluasi dilakukan secara berkala; agar mampu mengukur efektivitas dan efisiensi perusahaan-setelah SOP tersebut diterapkan. Namun yang perlu dijadikan catatan, bahwa sop yang terlalu fleksibel dan dinamis-justru membuat karyawan kebingungan. Oleh sebab itu, monitoring dan evaluasi perlu dilakukan secara cermat, agar SOP yang ditetapkan tidak lantas berubah-ubah; namun tetap relevan dengan keadaan perusahaan pada saat itu.
Evaluasi dilakukan secara berkala; agar mampu mengukur efektivitas dan efisiensi perusahaan setelah SOP tersebut diterapkan. Namun yang perlu dijadikan catatan,bahwa SOP yang terlalu fleksibel dan dinamis justru membuat karyawan kebingungan
e.Evaluasi
Evaluasi atau yang kerap disebut dengan audit juga memiliki peran penting dalam perusahaan untuk melihat seberapa baik peran SOP terhadap kemajuan perusahaan. Melihat arti penting evaluasi, sebaiknya evaluasi tidak hanya dilakukan pada perusahaan yang berskala besar, namun perusahaan kecil pun sebaiknya juga membiasakan diri untuk rutin melakukan evaluasi. Perusahaan yang berskala kecil justru dapat melakukan evaluasi-dengan cara yang lebih sederhana; yakni dapat dilakukan dengan wawancara atau observasi lapangan (salah satunya saja). Namun bagi perusahaan yang berskala nasional-bahkan multinasional, perlu adanya tim khusus yang memang ditugaskan untuk melakukan evaluasi-pada SOP tertentu.
Evaluasi dilakukan tidak hanya memberikan penilaian terhadap suatu SOP yang disasar. Namun lebih dari itu, evalusi harus menghasilkan data yang sistematis, independen, dan terdokumentasi. Data tersebut dapat diperoleh melalui proses wawancara, observasi, dokumentasi, dan proses lain-guna memperoleh data informasi mengenal keberfungsian SOP Data yang dihasilkan kemudian dianalisis latu dijabarkan dalam laporan evaluasi atau laporan audit.
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 1
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 2
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 3
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 5
Baca Juga Langkah – Langkah Menyusun SOP – Bag. 6
Sumber Langkah - Langkah Menyusun SOP Fajar Nur'aini D.F, M.psi, 2020
