d.Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP
Tahap akhir dari penilaian kebutuhan SOP; harus membuat sebuah laporan atau dokumen penilaian kebutuhan SOP. Dokumen tersebut setidaknya memuat:
- Hasil kesimpulan dari semua temuan dan rekomendasi-yang didapatkan dari proses penilaian kebutuhan ini.
- Penjelasan berbagai prioritas yang harus dilakukan segera dengan mempertimbangkan kemampuan organisasi.
- Membuat alasan yang rasional untuk setiap pengembangan; baik penambahan, perubahan, penggantian, maupun penghapusan berbagai SOP yang telah ada.
- Jika organisasi belum memiliki SOP; harus dicantumkan, alasan mengapa diperlukan SOP tersebut.
Pengembangan SOP bukan merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan sekali jadi, tetapi memerlukan review berulang kali-sebelum akhirnya menjadi SOP yang valid dan dapat dipercaya-akan menjadi acuan bagi setiap proses (langkah) dalam organisasi.
B.SOP Development
Sebagai sebuah standar yang akan dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan tugas keseharian organisasi; maka pengembangan SOP bukan merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan sekali jadi, tetapi memerlukan review berulang kali-sebelum akhirnya menjadi SOP yang valid dan dapat dipercaya-yang akan menjadi acuan bagi setiap proses (langkah) dalam organisasi. Pengembangan SOP pada dasarnya meliputi tujuh tahapan proses kegiatan secara berurutan, yang dapat diperinci sebagai berikut:
1.Pembentukan tim untuk mengembangkan SOP dengan berbagai kelengkapannya
Organisasi tidak dapat selalu mengandalkan SOP yang sudah dibuat-tanpa melihat perubahan perubahan yang terjadi; baik dari sisi lingkungan operasional, kebijakan pemerintah, maupun kebutuhan internal organisasi. Oleh karena itu, SOP perlu secara terus-menerus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan organisasi-dalam menjawab tantangan perubahan, terutama yang berkaitan dengan peningkatan kualitas pelayanan.
Upaya untuk mengembangkan SOP-akan dapat berjalan dengan baik-jika dibentuk tim yang secara khusus menangani hal ini. Tim pengembangan SOP dapat dibentuk, baik secara independen-artinya tidak meliputi orang-orang yang berada dalam satuan kerja (dalam organisasi yang bersangkutan), maupun anggota tim yang diambil dari orang-orang yang berada dalam satuan kerja pada organisasi, atau dapat menggunakan model gabungan sehingga dapat menghasilkan bentuk SOP yang optimal.
2.Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif
Pekerjaan pertama yang harus dilakukan oleh tim dalam pengembangan SOP-setelah mereka melalui proses penguatan internal adalah mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan untuk menyusun SOP. Identifikasi informasi yang akan diperoleh, dapat dipisahkan atas informasi yang diperoleh dari sumber primer, maupun dari sumber sekunder.
Jika identifikasi dari berbagai informasi yang akan dikumpulkan sudah diperoleh, langkah selanjutnya adalah memilih teknik pengumpulan data. Ada berbagai kemungkinan teknik pengumpulan informasi yang dapat digunakan, seperti melalui: curah pikiran (brainstorming), grup fokus, wawancara, survei, tolok ukur (benchmark), telaah dokumen, dan lain-lain. Teknik mana yang akan digunakan? Sangat terkait erat dengan instrumen pengumpul informasinya.
3.Analisis dan pemilihan alternatif
Setelah berbagai informasi terkumpul, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap alternatif-alternatif prosedur yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standar. Panduan umum dalam menentukan alternatif mana yang akan dipilih untuk distandardisasi, antara lain meliputi: aspek kelayakan, implementasi, kesesuaian dengan peraturan perundang undangan, dan kelayakan politis.
Membandingkan berbagai alternatif-melalui keuntungan dan kerugian-dapat mengatasi berbagai kemungkinan yang akan terjadi. Selanjutnya, memilih alternatif mana yang dipandang bisa memenuhi kebutuhan organisasi. Proses analisis ini akan menghasilkan prosedur-prosedur yang telah dipilih, baik berupa penyempurnaan prosedur-prosedur yang sudah ada sebelumnya, maupun pembuatan prosedur-prosedur yang sudah ada namun belum distandardisasikan atau prosedur-prosedur yang belum ada sama sekali.
4.Penyusunan SOP
Setelah berbagai alternatif prosedur dipilih,langkah selanjutnya adalah menyusun SOP. Pada proses penyusunan ini; untuk memperoleh prosedur yang baik, terkadang tim harus kembali mengumpulkan informasi yang dirasakan kurang. Sebaiknya segera melakukan analisis, mengidentifikasi, dan menetapkan alternatif baru.
Aspek yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP, antara lain: jenis SOP, yaitu SOP teknis atau SOP administratif; di mana dalam penulisan SOP ini-perlu ditetapkan terlebih dahulu-jenis mana yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Selain itu, perlu diperhatikan mengenai format SOP yang akan dipakai, apakah dengan format hierarkis, grafis, atau diagram alir. Di dalam SOP, perlu dicantumkan mengenai uraian prosedur, syarat-syarat, dan gambar format SOP
5.Pengintegrasian sop
SOP yang telah disusun, perlu diintegrasikan ke dalam sebuah dokumen-yang akan menjadi panduan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, ataupun penyelenggaraan pelayanan Pengintegrasian perlu dilakukan, karena satu prosedur dengan prosedur yanglainnya-saling terkait, sehingga harus diselaraskan agar tidak terjadi inkosistensi, ketidakseragaman, dan pertentangan. Sebab, hal ini bisa menghambat validitas prosedur itu sendiri.
6.Pengujian dan peninjauan
Untuk memperoleh SOP yang memenuhi aspek aspek-sebagaimana telah diuraikan di atas, SOP yang dirumuskan oleh tim pengembangan SOP harus melalui tahap pengujian dan peninjauan. Berbagai catatan mengenai pengujian-harus dibuat oleh tim untuk jenis prosedur yang akan dibuatkan standar; sehingga proses penyempurnaan SOP yang perlu disempurnakan, dapat dilakukan dengan baik.
Setelah proses di atas diselesaikan; selanjutnya SOP yang telah dirumuskan, siap untuk disampaikan kepada pimpinan. Penyampaian kepada pimpinan sebaiknya disertai pengantar atau semacam executive summary. Pengantar ini berisi penjelasan mengenai prosedur prosedur apa saja yang distandarkan; mengapa prosedur tersebut perlu distandarkan; sejauh mana prosedur yang telah distandarkan tersebut memenuhi harapan pimpinan. Dan, penyampaiannya telah memenuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku.
7.Pengesahan SOP
Proses pengesahan merupakantindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan; meliputi penelitian dan evaluasi-oleh pimpinan terhadap prosedur yang distandarkan. Oleh karena itu, jika tim menyusun executive summary secara mandiri-akan sangat membantu pimpinan dalam memahami hasil rumusan sebelum melakukan pengesahan melalui kewenangannya.
Baca Juga Langkah-Langkah menyusun SOP – Bag. 1
Baca Juga Langkah-Langkah menyusun SOP – Bag. 3
Baca Juga Langkah-Langkah menyusun SOP – Bag. 4
Baca Juga Langkah-Langkah menyusun SOP – Bag. 5
Baca Juga Langkah-Langkah menyusun SOP – Bag. 6
Sumber Langkah-Langkah menyusun SOP Fajar Nur'aini D.F, M.psi,2020
